Cómo hacer tu primera factura de autónomo

Un ejemplo de primera factura, con los importes separados

Supuesto ficticio: un profesional residente fiscal en España presta un servicio a una empresa española. Ambos están establecidos en Península o Baleares y tributan en territorio común. La operación es interior, en régimen general, le corresponde IVA del 21 % y el cliente está obligado a practicar la retención profesional del 15 %. Suponemos que al emisor no le corresponde el 7 % de inicio; sus condiciones se explican más abajo. No hay anticipos, suplidos ni otros impuestos. Estos porcentajes no son una configuración válida para cualquier autónomo.

Los campos entre corchetes son datos pendientes: esta tabla explica la factura y no es un documento listo para enviar. Sustitúyelos, concreta el concepto y añade la forma de pago y el vencimiento pactados para que el cliente sepa cómo abonarla.

El cálculo es 1.000 + 210 − 150 = 1.060 €. Los 150 € retenidos son un pago a cuenta de tu IRPF que el cliente debe ingresar en Hacienda. No son un descuento comercial. Los 210 € de IVA se cobran al cliente y se tienen en cuenta en la liquidación correspondiente; los 1.060 € que entran en el banco no representan tu beneficio disponible.

Qué datos preparar antes de emitir

Pide al cliente sus datos fiscales, aunque ya conozcas el nombre de la marca o de la persona que te contrató. Una marca comercial y la empresa que paga pueden tener nombres distintos. Contrasta además qué vendes, a quién, dónde se localiza la operación y qué impuestos corresponden a tu actividad.

• Identificación: nombre y apellidos o razón social completa y domicilio de ambas partes. En el caso interior del ejemplo, incluye también los dos NIF.
• Número y serie: usa una numeración correlativa dentro de cada serie. Si empiezas con 2026-001, continúa con 2026-002; no reutilices el número al preparar otra factura.
• Fechas: indica cuándo expides la factura y cuándo se realizó la operación si fue otro día. Los anticipos pueden exigir consignar su propia fecha.
• Concepto e importes: describe el servicio o producto, sus unidades, precio unitario sin impuestos y descuentos que no estén incluidos en ese precio.
• Impuestos: separa la base, el tipo y la cuota de IVA. Añade la retención cuando proceda y comprueba las menciones exigidas en operaciones especiales.

Un concepto como «servicios varios» dificulta reconocer el trabajo. «Diseño de cinco pantallas para la web del proyecto X, entregadas el 9 de septiembre» identifica mejor qué has prestado. El ejemplo describe el concepto, no decide por sí solo su tratamiento fiscal.

Fuente: Reglamento de facturación: contenido de la factura, artículo 6.

Si aún estás preparando el inicio de actividad, revisa primero los trámites del alta de autónomo. Preparar un documento no sustituye las altas que correspondan.

Para revisar cada campo y las menciones que dependen de la operación, consulta los datos obligatorios de una factura completa.

Cómo elegir el IVA y la retención sin copiar otra factura

La base imponible es el precio del servicio sin el IVA: si cobras 1.000 € por el servicio y añades un 21 % de IVA (210 €), la base es 1.000 € y el total de la factura, 1.210 € (antes de restar la retención de IRPF, si aplica). Si acuerdas un descuento al realizar la operación y lo documentas en la factura, calcúlalo antes de aplicar los porcentajes: con un precio de 1.000 € y descuento de 100 €, la base sería 900 €. En ese mismo supuesto, el IVA sería 189 €, la retención 135 € y el importe a cobrar 954 €.

Descuentos previos o simultáneos a la operación: Ley del IVA, artículo 78.Tres.2.º.

El 21 % es el tipo general de IVA. Existen tipos reducidos y operaciones exentas o no sujetas; no elijas el porcentaje por el que menos aumente el precio. Si una factura reúne operaciones con distintos tipos, hay que separar sus bases y cuotas. Una exención tampoco se explica simplemente poniendo un cero en la casilla del IVA.

Consulta los tipos y sus operaciones en AEAT: tipos impositivos de IVA.

La retención depende de la actividad y del pagador. Para rendimientos profesionales, el tipo general es el 15 % cuando quien paga está obligado a retener. Un particular que contrata para su consumo privado no está en la misma situación que una empresa. Tampoco todas las actividades empresariales llevan la retención profesional.

El 7 % de inicio se aplica en el periodo impositivo en que empiezas y los dos siguientes, si no ejerciste ninguna actividad profesional en el año anterior al inicio y comunicas la circunstancia al pagador, que conserva la comunicación firmada. No son 36 meses desde tu primera factura ni basta con ser nuevo autónomo. Hay otros supuestos y especialidades que deben revisarse por separado.

Tipos y condiciones: Reglamento del IRPF, artículo 95; los obligados a retener se regulan en el artículo 76.

Antes de elegir el porcentaje, comprueba cuándo lleva retención una factura: separa el tipo de renta, quién paga y la retención del importe total.

Cuándo expedir y enviar la factura

La regla general es emitir al realizar la operación. Si el destinatario actúa como empresario o profesional, el plazo es antes del día 16 del mes siguiente al del devengo del impuesto. En nuestro servicio ordinario, finalizado el 9 de septiembre, expedir el 15 de septiembre está dentro del plazo; no debes esperar al cierre trimestral para organizar la facturación.

Devengo en la prestación de servicios del ejemplo: Ley del IVA, artículo 75.Uno.2.º.

En ese supuesto B2B, la factura también debe remitirse antes del día 16 del mes siguiente al devengo. Fecha de expedición, fecha del servicio y vencimiento del pago son cosas diferentes: que el cliente pague más tarde no convierte ese día en la fecha de la operación.

Plazos de expedición y remisión: Reglamento de facturación, artículos 11 y 18.

Si cobras antes de terminar el trabajo, revisa la factura de anticipo: la fecha del cobro puede importar antes de emitir la factura final.

Si todavía estás presentando una propuesta al cliente, distingue una factura proforma de la factura que documenta la operación.

PDF, VERI*FACTU y factura electrónica B2B

Un PDF permite leer y compartir el documento, pero su extensión no demuestra que cumpla todas tus obligaciones. Debes distinguir los datos de la factura, los requisitos del programa que la genera y las reglas de intercambio electrónico con el cliente.

El Real Decreto 238/2026 ya desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero su aplicación efectiva sigue el calendario de su disposición final cuarta: 12 meses para quienes superen ocho millones de euros de volumen de operaciones en el año natural anterior y 24 para el resto, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial allí indicada. La fecha que te corresponda debe comprobarse con ese hito, no contando desde abril.

Ese sistema exige un mensaje estructurado, con los formatos admitidos por la norma; no se resuelve únicamente adjuntando un PDF. Por su parte, el Real Decreto 1007/2023, que incluye la modalidad VERI*FACTU, regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y sus registros. Antes de elegir una herramienta, revisa qué obligaciones y plazos te afectan en cada régimen.

Factura electrónica B2B: Real Decreto 238/2026, artículo 7 y disposición final cuarta.

Sistemas informáticos de facturación: Real Decreto 1007/2023.

Después de emitir: entrega, archivo y cobro

1. 1Envía la factura al destinatario correcto y confirma el canal o referencia que necesita para tramitarla.
2. 2Conserva una copia íntegra y legible, ordenada por número y fecha, junto al encargo o contrato cuando ayude a identificar la operación.
3. 3Incorpora la operación a los libros o registros que correspondan a tu régimen. No confundas el importe bancario con la base y los impuestos desglosados.
4. 4Anota el vencimiento y comprueba el cobro. Si queda pendiente, conserva el seguimiento; no borres la factura para hacer desaparecer la deuda.

Conservación de documentos: Reglamento de facturación, artículos 19 y 20. El plazo aplicable debe revisarse con las demás obligaciones de tu actividad.

Para anotar la operación y relacionarla con los cobros sin duplicar ingresos, consulta el libro registro de ventas e ingresos y comprueba qué registros exige tu actividad.

Si detectas un error o tu caso es diferente

Antes de emitir, corrige el borrador. Si la factura ya está expedida y le falta un dato obligatorio, alguno es erróneo o las cuotas se calcularon mal, procede una factura rectificativa en los términos del artículo 15, identificando la factura afectada. No sobrescribas el PDF enviado como si la primera versión nunca hubiera existido.

Fuente: Reglamento de facturación: facturas rectificativas.

Este ejemplo no decide cómo facturar una operación exenta, internacional, con inversión del sujeto pasivo, varios tipos de IVA o un régimen especial. Tampoco cubre IGIC, IPSI ni normativa foral. Si reconoces alguna de estas situaciones, determina primero su tratamiento y las menciones necesarias; después adapta los importes.

Si emites honorarios jurídicos, consulta cómo facturar como abogado para distinguir anticipos, suplidos y costas.

Para una operación con otro país europeo, consulta la guía para facturar a clientes de la UE.

Si lo que tienes es una factura de un proveedor y quieres documentar tu gasto, continúa con qué revisar en facturas y justificantes.

Finlai no presta servicio en País Vasco ni Navarra.

Para comprobar otro importe, puedes usar la calculadora de IVA y retención de Finlai: introduces la base y los porcentajes que te correspondan y obtienes las cuotas y el importe a cobrar, sin registro. La herramienta hace la aritmética; no elige tu tratamiento fiscal ni emite una factura.

Si estás valorando dónde llevar la facturación y la revisión de tus documentos, consulta cómo funciona Finlai y contrasta el alcance del servicio con tu actividad. Finlai no presta servicio en País Vasco ni Navarra.