Facturas y justificantes: qué revisar como autónomo

Primero: ¿emites la factura o justificas un gasto?

Cuando vendes tu servicio, respondes de la factura que emites. Cuando compras una herramienta, recibes una factura del proveedor: comprueba que identifica la operación y a su destinatario correctamente. Si está mal, pide la corrección al emisor. Cambiar tú el PDF no corrige la factura original.

Un cargo bancario acredita un pago; no suele explicar por sí solo qué se compró ni sustituye la factura exigible. Conserva también contratos, liquidaciones o recibos cuando ayuden a demostrar el gasto. En cuotas de Seguridad Social y otros pagos que no generan una factura ordinaria, la justificación es diferente.

Qué comprobar en una factura completa

Antes de registrar cualquier factura recibida, repasa los datos que debe incluir, resumidos en esta tabla:^[6]

Amplía esta comprobación con los datos obligatorios de una factura completa. Para revisar secuencias y documentos corregidos, continúa en la guía de numeración.

Consulta cómo numerar facturas y organizar series si detectas un salto, un identificador repetido o un cambio de programa.

¿Sirve una factura simplificada o un ticket?

Una factura simplificada tiene requisitos propios y solo puede emitirse en los casos permitidos. Comprueba número y serie cuando corresponda, fechas, NIF y nombre del emisor, operación, tipo de IVA, total y menciones especiales aplicables. El nombre «ticket» no decide si el documento cumple esos requisitos; un resguardo de tarjeta puede acreditar el pago sin ser una factura.

Si necesitas la simplificada para deducir IVA como empresario o profesional, pide al emisor tu NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado. Escribir tú esos datos o calcular el IVA incluido no sustituye el documento correcto.^[7]

1. 1

   Comprueba el derecho a deducir

   Comprueba que actúas como empresario o profesional a efectos del IVA y realizas operaciones que dan derecho a deducción.

2. 2

   Relaciona el gasto con tu actividad

   Relaciona el bien o servicio con tu actividad. Una descripción como «gasto de empresa» no prueba por sí sola la afectación ni elimina restricciones.

3. 3

   Reúne y registra la factura

   Obtén el documento reglamentario con los datos necesarios y regístralo en el libro de facturas recibidas. Consulta los requisitos para deducir IVA.

4. 4

   Revisa el periodo

   Revisa el período en que puedes ejercer la deducción y el plazo disponible. Si hay prorrata, un régimen especial o un documento rectificado, examina sus reglas específicas.

Tener factura y poder deducir el gasto son comprobaciones distintas. Como regla general, puedes deducir el IVA en el periodo en que se soporta la cuota o en los siguientes, dentro de cuatro años desde que nace el derecho. Recibir la factura no reinicia ese plazo. Si el IVA nace después de recibirla, la cuota se entiende soportada en ese momento. El IRPF tiene reglas distintas.^[1][2]

Ejemplo ficticio: un servicio ordinario de restaurante suma 110 € con IVA al 10%, correspondientes a 100 € de base y 10 € de cuota. El resguardo de tarjeta solo acredita el pago. Una simplificada válida con tu NIF y domicilio y esos 10 € separados cumple esa exigencia documental, pero aún debes justificar el resto de condiciones. El ejemplo no declara deducible la comida.

Si faltan datos, solicita al emisor el documento adecuado indicando fecha, número y tus datos fiscales. Conserva la relación entre ticket, factura y pago para no registrar dos compras. Pedir un documento correcto para deducir IVA soportado es distinto de modificar el IVA que repercutiste a un cliente que no te paga.

Los límites y las operaciones permitidas se explican en cuándo puede emitirse una factura simplificada; aquí la comprobación parte del documento que has recibido.

Estas reglas se refieren al IVA de Península y Baleares. No conviertas un documento con IGIC o IPSI en IVA soportado peninsular: Canarias, Ceuta y Melilla requieren su tratamiento propio.

Tres errores fáciles de detectar

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   Suscripción a nombre de otra persona

   Comprueba quién contrató y soporta el gasto y pide al proveedor la corrección que corresponda.

2. 2

   Servicio sanitario exento

   Identifica el servicio y la exención: puede existir obligación de facturar aunque no se cobre IVA.

3. 3

   Software de un proveedor extranjero

   Comprueba la entidad emisora y el tratamiento del IVA. La marca o el idioma de su web no deciden la declaración.

Prepara un cierre mensual sencillo

En Finlai recomendamos revisar los documentos cada mes y pedir los que faltan en ese momento. Llegarás al cierre con menos facturas pendientes de localizar.

1. 1

   Descarga los documentos

   Descarga las facturas de tus herramientas y proveedores; guarda también abonos y documentos corregidos.

2. 2

   Revisa los datos

   Comprueba titular, concepto, periodo e impuestos antes de registrar.

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   Separa el uso privado

   Relaciona el gasto con tu actividad y separa cualquier parte privada.

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   Identifica los equipos

   Identifica compras de equipos que pueden requerir amortización.

5. 5

   Anota lo pendiente

   Anota documentos pendientes y entrega al asesor el contexto necesario, sin esperar al último día del trimestre.^[4]

Antes de borrar documentos, revisa cuánto tiempo conservar las facturas y desde cuándo se cuenta cada plazo.

Para ordenar documentos, cobros y pagos por separado, consulta la plantilla de ingresos y gastos y sus instrucciones. No decide la deducibilidad ni sustituye el formato oficial de la AEAT.

Para entender qué efecto tiene cada compra, sigue con qué gastos pueden ser deducibles.

Cuando tengas ordenadas las facturas, continúa con cómo preparar tu primer trimestre.

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Consulta cómo funciona la facturación y la revisión en Finlai.