Política de Privacidad

Para FINLAI SOFTWARE FISCAL, S.L. (en adelante, “Finlai”, “nosotros” o el “Responsable”), la protección de tus datos personales es una prioridad, en especial por la naturaleza económica, fiscal y financiera de la información que tratamos. Esta Política de Privacidad (en adelante, la “Política”) describe cómo recogemos, utilizamos, conservamos y protegemos tus datos personales cuando utilizas nuestra plataforma web y aplicación de gestión financiera, documental, fiscal y de facturación (en adelante, la “Plataforma”), en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 (“RGPD”) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (“LOPDGDD”).

El acceso, registro y uso de la Plataforma implica la aceptación de las prácticas descritas en esta Política. Te recomendamos leerla detenidamente para comprender cómo tratamos tu información personal.

• Identidad: FINLAI SOFTWARE FISCAL, S.L.
• Domicilio social: C/ Serrano Anguita 13, Hub Barceló, 28004, Madrid.
• NIF: B88869128.
• E-Mail de privacidad: privacy@finlai.es

Finlai trata los datos personales conforme a los principios de licitud, lealtad y transparencia; limitación de la finalidad; minimización de datos; exactitud; limitación del plazo de conservación; integridad y confidencialidad; y responsabilidad proactiva, recogidos en el art. 5 RGPD. En particular, dado el carácter económico y fiscal de buena parte de los datos tratados, Finlai aplica un criterio reforzado de minimización, limitando el acceso interno a la información estrictamente necesaria para cada finalidad.

Esta Política resulta de aplicación a los datos personales de: (i) el Usuario que se registra y utiliza la Plataforma; (ii) las personas de contacto del Cliente cuando este sea una persona jurídica; (iii) los empleados del Cliente, cuando se contrate el servicio de gestión laboral; y (iv) los terceros del Cliente cuyos datos este incorpore a la Plataforma para la prestación del servicio (clientes, proveedores, asesores o destinatarios de factura).

Respecto de los datos de terceros del Cliente, es el propio Cliente quien determina los fines y medios del tratamiento inicial y quien, por tanto, ostenta la condición de responsable del tratamiento frente a dichas personas, actuando Finlai como encargado del tratamiento en los términos de la cláusula 8 de esta Política.

A continuación, detallamos las categorías de datos que tratamos, las finalidades para las que los usamos y la base legal que nos legitima para ello:

Los datos personales que tratamos proceden de:

• El propio interesado, a través del formulario de registro, la carga de documentos o el contacto con soporte.
• El Cliente, cuando incorpora datos de sus propios clientes, proveedores, asesores o empleados a la Plataforma.
• Proveedores de agregación bancaria, cuando el Cliente autoriza expresamente la conexión de sus cuentas.
• Fuentes públicas o registros oficiales, cuando resulte necesario para verificar datos fiscales o identificativos en el marco de la asesoría contratada.
• La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), mediante los apoderamientos que el Cliente nos otorgue para su representación.

Conservaremos tus datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recabados. Una vez dejen de ser necesarios, procederemos a su supresión o, cuando exista una obligación legal o una posible responsabilidad, a su bloqueo conforme al art. 32 LOPDGDD, quedando a disposición exclusivamente de jueces, tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes durante el plazo de prescripción aplicable, tras el cual se procederá a su supresión definitiva.

• Datos de cuenta: se conservarán mientras mantengas tu cuenta activa. Tras la baja, se bloquearán durante seis (6) años si resulta necesario para atender responsabilidades contractuales o legales.
• Datos del servicio de gestión financiera, documental, fiscal y de facturación: se conservarán durante la vigencia del servicio. Tras la cancelación, se eliminarán, anonimizarán o bloquearán durante seis (6) años cuando formen parte de documentación contractual, fiscal, contable o de defensa frente a reclamaciones, conforme al Código de Comercio y a la normativa tributaria (art. 66 y ss. LGT).
• Resultados de OCR/IA: se conservarán durante la vigencia del servicio, según el plazo aplicable a los documentos o movimientos con los que estén asociados.
• Datos de facturación, cobros, pagos e impuestos: se conservarán durante seis (6) años por obligaciones mercantiles y fiscales, salvo plazo legal superior o responsabilidades pendientes.
• Datos de soporte, incidencias y consultas: una vez resuelta la solicitud, se bloquearán durante un (1) año, salvo que deriven en contrato o reclamación.
• Datos para comunicaciones comerciales: se tratarán hasta que se revoque el consentimiento o te opongas al tratamiento, conservándose una lista mínima de supresión para evitar nuevos envíos no deseados.
• Registros técnicos y de seguridad: se conservarán, con carácter general, hasta doce (12) meses, salvo investigación en curso, obligación legal o reclamación.
• Datos de candidaturas: se conservarán durante el proceso de selección y, tras su cierre, un (1) año, salvo oposición o solicitud de supresión.

La Plataforma utiliza sistemas de Inteligencia Artificial y OCR para las siguientes finalidades:

• Lectura automática de facturas, recibos y documentos aportados por el Cliente.
• Clasificación de ingresos, gastos y movimientos fiscales.
• Generación de sugerencias de deducción, alertas fiscales y borradores de factura o de modelos tributarios.

Estos tratamientos constituyen una forma limitada de elaboración de perfiles orientada a la clasificación de la información económica del Cliente, pero no dan lugar, salvo indicación expresa en contrario, a decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o te afecten significativamente de modo similar, en el sentido del art. 22 RGPD. Las lecturas, clasificaciones, sugerencias y borradores generados por estos sistemas tienen carácter orientativo y de apoyo, y deben ser revisados y validados por el Cliente o, en su caso, por el equipo de asesoría, antes de ser utilizados, confirmados o trasladados a terceros o a la Administración.

En caso de que en el futuro se implementaran decisiones íntegramente automatizadas con efectos jurídicos, se informará expresamente de ello, de la lógica aplicada y del derecho del interesado a solicitar intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión.

Tienes derecho a:

• Acceso: a saber qué datos tuyos tratamos.
• Rectificación: a solicitar la corrección de datos inexactos.
• Supresión (“derecho al olvido”): a solicitar la eliminación de tus datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.
• Oposición: a oponerte al tratamiento de tus datos, especialmente a los basados en nuestro interés legítimo.
• Limitación del tratamiento: a solicitar que suspendamos temporalmente el tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias.
• Portabilidad: a recibir tus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable.
• A no ser objeto de decisiones individuales automatizadas: a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos sobre ti, cuando proceda.
• A retirar el consentimiento prestado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.

Puedes ejercer estos derechos de forma gratuita enviando una solicitud por correo electrónico a privacy@finlai.es, indicando tu identidad, el derecho que ejerces y los datos afectados. Para tramitar tu solicitud, podremos pedirte que acredites tu identidad si existieran dudas razonables sobre la misma. Finlai responderá en el plazo máximo de un (1) mes desde la recepción de la solicitud, ampliable a dos (2) meses adicionales en casos complejos, de lo que se informará al interesado dentro del primer mes.

Si consideras que tus derechos no han sido debidamente atendidos, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan, 6, 28001, Madrid; www.aepd.es), sin perjuicio de acudir previamente a Finlai para resolver cualquier incidencia.

Hemos adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de tus datos personales y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos tratados, incluyendo información fiscal y financiera especialmente sensible para el Cliente, y los riesgos a los que están expuestos. Entre otras, aplicamos las siguientes medidas:

• Cifrado de los datos en tránsito (TLS) y, cuando proceda, en reposo.
• Control de accesos basado en roles y principio de mínimo privilegio para el personal autorizado.
• Copias de seguridad periódicas y planes de continuidad de negocio.
• Registro y gestión de incidentes de seguridad, con procedimiento de notificación de violaciones de seguridad a la autoridad de control en el plazo de 72 horas, y a los interesados afectados cuando exista un alto riesgo para sus derechos y libertades, conforme a los arts. 33 y 34 RGPD.
• Revisión periódica de los proveedores tecnológicos y evaluación de su nivel de seguridad.
• Confidencialidad contractual del personal y de los colaboradores con acceso a datos personales.

Nuestro sitio web y Plataforma pueden utilizar cookies propias y de terceros, así como otras tecnologías de seguimiento, clasificadas en:

• Cookies técnicas o necesarias: imprescindibles para el funcionamiento y la seguridad de la sesión; no requieren consentimiento.
• Cookies analíticas: para analizar el uso de la Plataforma y generar estadísticas internas, en base al consentimiento del usuario.
• Cookies de personalización: para adaptar la experiencia del usuario a sus preferencias.

Puedes gestionar y configurar tus preferencias de cookies desde el panel de configuración de nuestro sitio web (CMP), o desde los ajustes de tu navegador, pudiendo retirar tu consentimiento en cualquier momento con la misma facilidad con la que se otorgó. Las cookies no técnicas se conservarán durante el plazo indicado en el panel de configuración, y en ningún caso más allá de 24 meses sin renovación del consentimiento. Para más información, consulta nuestra Política de Cookies disponible en la web y en la Plataforma.

Los servicios de Finlai están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad con capacidad legal para contratar, actuando en nombre propio o en representación de un negocio, sociedad o actividad profesional. Finlai no recoge conscientemente datos de menores de edad. Si se detecta que un menor ha proporcionado datos, estos serán eliminados de inmediato, sin perjuicio de las medidas adicionales que resulten aplicables.

Si cambiara el responsable del tratamiento, sus datos de contacto o la forma jurídica bajo la que se presta el servicio, por ejemplo, en el marco de una operación societaria, se informará a los interesados afectados cuando proceda conforme a la normativa aplicable, y esta Política se actualizará en consecuencia.

Nos reservamos el derecho a modificar la presente Política para adaptarla a futuras novedades legislativas, jurisprudenciales, técnicas o funcionales. En caso de producirse cambios significativos, te informaremos a través de la Plataforma o mediante una comunicación a tu correo electrónico con carácter previo a su entrada en vigor.

Esta Política se rige por la legislación española y europea en materia de protección de datos. Para cualquier controversia, las partes se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Madrid, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que asistan a los usuarios en su condición de consumidores. Para cualquier consulta relacionada con esta Política, puedes escribirnos a privacy@finlai.es.