Datos obligatorios de una factura: qué comprobar antes de enviarla

Primero identifica qué documento estás revisando

Esta lista se centra en una factura completa u ordinaria sujeta al Reglamento español de facturación. No es la misma lista que la de una factura simplificada, ni un recibo bancario acredita por sí solo todos los datos. Si la operación tiene un régimen especial o se realiza fuera del territorio de aplicación del IVA, comprueba primero qué normas de facturación le corresponden.

Para distinguir el documento que necesitas de una prueba de pago, consulta facturas y justificantes. Aquí la comprobación es campo a campo, antes de enviar o registrar una factura completa.

Si tu documento es un ticket o una simplificada, consulta cuándo se admite una factura simplificada y qué datos necesita antes de aplicar esta lista de factura completa.

Lista de datos de una factura completa

Lista normativa de la factura completa: Reglamento de facturación, artículo 6.1, consulta 27-09-2026.

Una descripción como «servicios varios» puede no permitir identificar qué se hizo ni comprobar la base. Es preferible concretar el servicio, las unidades o su alcance y el período cuando aporte. No incluyas datos personales sensibles de terceros que no sean necesarios para documentar la operación.

Cuándo debe aparecer el NIF del destinatario

El artículo 6.1.d lo exige en entregas intracomunitarias exentas del artículo 25 de la Ley del IVA, cuando el destinatario sea sujeto pasivo de la operación y cuando la operación se entienda realizada en el territorio de aplicación del impuesto y el emisor esté establecido allí. El caso doméstico habitual queda cubierto, pero no conviene convertirlo en una regla idéntica para toda factura mundial.

Antes de emitir, pide al cliente sus datos fiscales correctos. Un número de identificación con formato plausible no demuestra por sí solo la identidad, establecimiento o tratamiento de IVA. En una operación internacional, no decidas esos hechos por el prefijo del identificador o por el idioma del cliente.

Desglosa las operaciones y añade solo las menciones que procedan

Si una factura reúne operaciones con distintos tipos de IVA, separa las bases correspondientes. También hay que separar la parte de base cuando conviven operaciones exentas con otras no exentas, o inversiones del sujeto pasivo con operaciones en las que no se da esa circunstancia. La separación no sustituye la clasificación correcta de cada operación.

Menciones y particularidades de regímenes especiales: Reglamento: artículos 6 y 16, consulta 27-09-2026. No añadas «exento» o «inversión» para cubrir una duda sin resolver.

Por ejemplo, los regímenes especiales de bienes usados y agencias de viajes tienen particularidades que impiden trasladar sin más el desglose del ejemplo ordinario. Tampoco «sin IVA» identifica por sí solo una exención: puede responder a una regla de localización u otro supuesto.

Ejemplo ficticio anotado: servicio interior a una sociedad

Supuesto ya clasificado: profesional establecido en el territorio de aplicación del IVA, servicio interior sujeto al 21 % y sociedad obligada a retener al 15 %. Es una lista de comprobación, no una factura válida ni un formulario listo para presentar. No se incluyen NIF, direcciones ni cuentas reales.

La retención no forma parte de la lista universal del artículo 6. Cuando procede, mostrarla por separado permite conciliar el cobro: en el ejemplo son 1.060 € al profesional y 150 € a cuenta de su IRPF. No la confundas con un descuento ni con una reducción de la cuota de IVA.

La distinción entre total y cobro sigue la explicación de AEAT: campo «Total Factura» y retenciones, consultada el 27-09-2026; importes ficticios recalculados.

Para comprobar si se activa esa obligación en tu caso, consulta la guía de retenciones en facturas. Para organizar el número y las series, utiliza el criterio del registro de facturas, no el nombre del archivo.

IBAN, firma y vencimiento no son requisitos fiscales universales

IBAN, correo, medio de pago, vencimiento y firma pueden ser útiles o exigibles por contrato, sector u otra norma, pero no aparecen como datos universales de toda factura completa en el artículo 6. Un logotipo no sustituye la identificación fiscal y una firma no corrige una base o un destinatario equivocados.

QR y VERI*FACTU: requisitos condicionados al sistema

El artículo 6.5 añade el QR para facturas expedidas mediante los sistemas informáticos a los que se refiere su remisión normativa. En factura electrónica, la representación gráfica puede sustituirse por el contenido que representa el QR. La frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» corresponde únicamente a la modalidad que remite todos los registros en los términos previstos.

No se deduce de esa regla que cualquier PDF aislado esté incluido o excluido del régimen. Comprueba el ámbito, las excepciones, el calendario aplicable y el sistema utilizado antes de exigir o descartar esos elementos. Esta lista de campos no certifica la conformidad de un programa ni resuelve sus obligaciones técnicas.

Contenido adicional condicionado: Reglamento de facturación, artículo 6.5, consulta 27-09-2026.

Qué hacer cuando falta un dato

Si todavía estás preparando el documento, comprueba y completa los datos antes de expedirlo. Si la factura ya expedida incumple requisitos de los artículos 6 o 7, o sus cuotas se determinaron incorrectamente, el artículo 15 regula la factura rectificativa. No sobrescribas sin rastro el archivo enviado como si nunca hubiese existido.

Supuestos y procedimiento de corrección: Reglamento, artículo 15: facturas rectificativas, consulta 27-09-2026.

Para recorrer el proceso completo, desde los datos del cliente hasta la comprobación del documento, utiliza la guía para preparar tu primera factura.

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