Cómo facturar a clientes de la UE: servicios, bienes e IVA

¿Vendes a una empresa o a un particular?

Esta guía parte de una actividad establecida en Península o Baleares, en el régimen común. Llamamos B2B a vender a una empresa o profesional que compra para su actividad, y B2C a vender a un particular.

Separa también servicios y bienes: en los servicios importa qué sede los recibe y utiliza; en los bienes, de dónde salen y adónde llegan. Una dirección europea o un número de IVA válido no resuelven todo el caso.^[7]

Cómo facturar un servicio a una empresa de la UE

Un servicio general a una empresa que lo recibe en su sede de otro país de la Unión Europea normalmente no lleva IVA español: la operación se localiza allí. Antes hay que descartar reglas especiales, como las de inmuebles, acceso a eventos, restauración o transporte.

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   Identifica a quién prestas el servicio

   Pide sus datos y el número de IVA. Comprueba qué sede recibe y utiliza el trabajo, además del contrato, pedido y datos del pago.

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   Comprueba el número en VIES

   VIES es la herramienta europea para validar números de IVA. Guarda el resultado con fecha: un número válido no determina por sí solo qué sede recibe el servicio. Comprueba el número de IVA en VIES.

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   Escribe la mención que corresponda

   La operación no sujeta al IVA español no es una exportación exenta. Incluye la mención de inversión del sujeto pasivo cuando sea el destinatario quien deba liquidar el impuesto.

En Finlai recomendamos guardar la consulta de VIES junto al contrato y la factura: así tendrás la comprobación de ese cliente a mano al preparar el trimestre.

Si VIES devuelve un número inválido, comprueba el motivo. Para servicios, cuando el cliente informa de que ha solicitado el número y todavía no lo ha recibido, otras pruebas de su actividad y una verificación comercial razonable pueden acreditar su condición empresarial, si no hay información en contra. Esa vía no vale para cualquier número inválido ni sustituye los requisitos de las ventas exentas de bienes.^[8][7]

Ejemplo de factura completa a una empresa de la UE

La mención acompaña al tratamiento de este servicio. Antes de usar el ejemplo, sustituye todos los datos ficticios y comprueba el IVA y el IRPF de tu operación.^[1][4][12]

¿Y si envías productos a otro país de la UE?

Para la entrega intracomunitaria exenta, los bienes deben viajar realmente a otro Estado miembro y el cliente debe cumplir las condiciones exigidas. Necesitas que te comunique un número de IVA asignado por otro Estado distinto de España, incluir la operación en el modelo 349 y cumplir los demás requisitos de la exención.

Guarda las pruebas del transporte y el número comunicado: una dirección europea no demuestra que la mercancía haya viajado. Operaciones en cadena, bienes instalados, vehículos nuevos y bienes usados con régimen especial necesitan una revisión propia; la prueba alternativa del número pendiente para servicios no sustituye los requisitos de esta exención.^[7]

Qué son ROI, VIES y el modelo 349

Solicitar el alta en el ROI, obtenerla y comprobarla en VIES son pasos distintos. El 349 informa de operaciones, no sirve para pagar el IVA; su frecuencia depende de lo que hagas, así que no des por hecho que siempre es trimestral.^[2][3][11]

Consulta también la guía de alta ROI y comprobación VIES.

¿Qué pasa si tu cliente es un particular?

Un servicio ordinario prestado desde Península o Baleares a un particular de la Unión Europea normalmente lleva IVA español. Los servicios electrónicos, de telecomunicaciones y de radiodifusión tienen reglas de destino específicas; enviar un diseño por correo electrónico no lo convierte por sí solo en servicio electrónico.^[7]

Cuándo importa el umbral de 10.000 €

El umbral suma las ventas intracomunitarias a distancia de bienes y los servicios transfronterizos a particulares de telecomunicaciones, radiodifusión y electrónicos que entren en esta regla. No se calcula por país ni sobre todos tus servicios.

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   Comprueba dónde estás establecido

   Para aplicar la excepción que permite tributar en origen, debes estar establecido en un único Estado miembro y los bienes computables deben salir de él.

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   Suma ambos años por separado

   El importe conjunto sin IVA no debe haber superado 10.000 € el año anterior ni en el actual. También debes comprobar que no hayas optado por tributar en destino.

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   Revisa la operación que supera el umbral

   Ejemplo ficticio: establecido solo en España, envías los bienes desde España, no superaste el umbral el año anterior y no optaste por destino. Si este año sumas 8.000 € de ventas a distancia y 3.000 € de servicios digitales computables, alcanzas 11.000 €. La operación que lo supera tributa entera en destino; exactamente 10.000 € no supera el umbral.

La ventanilla única OSS puede simplificar la declaración del IVA de destino si tus operaciones cumplen sus condiciones: la venta sigue llevando impuesto. Revisa acceso y registro por separado; tener existencias en otro país, usar un marketplace o disponer de varias sedes puede cambiar el análisis.^[7][9]

Si el proveedor envía directamente al comprador, revisa la fiscalidad del dropshipping para identificar vendedor, transporte e importador.

Si vendes acceso automatizado a particulares, consulta IVA de servicios digitales y OSS para distinguirlo del trabajo humano entregado online.

Si el cliente está fuera del territorio IVA de la UE

Los servicios a empresas, los servicios a particulares y las exportaciones de bienes tienen reglas propias. Ese cliente no exige por sí solo VIES o 349, aunque tus otras operaciones pueden mantener esas obligaciones. Canarias, Ceuta y Melilla son parte de España y quedan fuera de su territorio IVA, con impuestos indirectos propios.^[7]

Consulta también la guía para facturar a clientes fuera de la UE.

Consulta también la guía de facturas entre Península, Canarias, Ceuta y Melilla.

Qué datos poner en la factura

• Número y serie correlativos, fecha de expedición y fecha de la operación si es diferente.
• Tu nombre o razón social, NIF y domicilio, y los datos equivalentes del cliente.
• Descripción suficiente del bien o servicio, base imponible y moneda. Indica el tipo y la cuota cuando repercutas IVA.
• El NIF-IVA del cliente cuando sea obligatorio, especialmente si la operación intracomunitaria depende de su condición empresarial.
• La mención que corresponda si la operación está exenta o existe inversión del sujeto pasivo. No describas como «exenta» una operación que en realidad no está sujeta al IVA español.

IVA e IRPF se revisan por separado

Revisa el IRPF aparte: una factura sin IVA español puede necesitar retención. Depende de tu actividad, del pagador y de las reglas de renta; si intervienen residencia fiscal, un convenio u obligaciones de otro país, revisa el caso con tu gestor.^[5]

Qué revisar al declarar el trimestre

En 2026, la casilla 59 del modelo 303 recoge entregas intracomunitarias exentas y servicios intracomunitarios prestados declarables. Las compras no van ahí, ni todas las facturas extranjeras. Las operaciones no sujetas declaradas por OSS tienen otra vía, incluida la casilla 123 cuando corresponda: contrasta las instrucciones de tu periodo, las facturas y el 349.^[10]

Ejemplos para distinguir servicios y productos

• Caso ficticio distinto: se envían realmente bienes por 2.000 € desde Madrid a Francia. Si se cumplen todos los requisitos del artículo 25, la entrega está exenta y suma 2.000 € sin otros conceptos. El mismo total no convierte la exención de bienes en la regla de localización de servicios.
• Un servicio ordinario de diseño prestado desde España a un particular francés lleva, como regla general, IVA español salvo regla especial. Enviar el diseño por correo electrónico no decide por sí solo la clasificación.
• Un autónomo en España compra una suscripción SaaS irlandesa. Es un servicio recibido, no una venta: revisa las obligaciones del destinatario, la inversión y las casillas correspondientes del 303 y del 349. No lleves compras a la casilla del 303 dedicada a servicios prestados.

Antes de emitir, comprueba estos puntos

1. Confirma si vendes un bien o prestas un servicio.
2. Identifica al cliente como empresa/profesional o particular y documenta dónde está establecido.
3. Comprueba si existe una regla especial para el servicio.
4. Si es B2B dentro de la UE, revisa ROI, valida VIES y guarda la prueba.
5. Determina el tratamiento de IVA y, por separado, el de IRPF.
6. Incluye las menciones correctas en la factura y registra la operación.
7. Marca la operación para el modelo 349 cuando proceda y consérvala para el cierre trimestral.

Qué preparar para tu gestor

Reúne contrato, datos del cliente, consulta de IVA, facturas y documentos del transporte cuando existan. Si quieres delegar la gestión, confirma qué obligaciones españolas cubre tu asesor y quién presenta cada modelo.

El servicio de alta es gratis y no exige una suscripción. La gestoría continuada es opcional y se contrata por separado.

Finlai es una gestoría online para autónomos sin empleados en España que quieren revisar su facturación con un gestor humano. Gold incluye contabilidad, modelos trimestrales, declaración de la Renta y asesor personal. Cuesta 49,90 € al mes + IVA, o 42,90 € al mes + IVA con pago anual de 514,80 € + IVA. Subes tus facturas y tu asesor las revisa. Si solo necesitas emitir facturas, compara primero una herramienta de facturación independiente.

Esta guía no cubre registros extranjeros, procedimientos forales ni todos los regímenes especiales. Confirma el alcance del servicio antes de encargar trámites internacionales y utiliza la representación adecuada, sin entregar contraseñas ni claves privadas de tu certificado.

Consulta la descripción de la gestoría online de Finlai para conocer el servicio.