Factura proforma: para qué sirve y cómo prepararla

Qué resuelve y qué no resuelve

Puede servir para que el cliente revise conceptos, cantidades, precio, impuestos previstos y condiciones antes de confirmar o pagar. A diferencia de una factura emitida, describe una fase preparatoria. Debe resultar reconocible como tal, también si el cliente reenvía el archivo a otra persona sin el correo que lo acompañaba.

Proforma y presupuesto pueden compartir muchos datos. Elegir uno no resuelve por sí solo cuestiones como aceptación, cancelación o devolución de una señal: dependen del acuerdo y de los hechos.

La AEAT trata las proformas como documentos preparatorios sin validez fiscal en sus preguntas sobre sistemas de facturación, consultadas el 27 de septiembre de 2026.

Datos útiles para preparar una proforma clara

Antes de enviar una proforma, incluye estos datos para que el cliente entienda qué se propone y en qué condiciones. No son un listado legal idéntico al de una factura: usa solo lo necesario para identificar el encargo, sin documentos de identidad ni credenciales.

1. 1Encabezado visible: «Proforma. Documento preparatorio, no válido como factura».
2. 2Referencia propia y fecha de elaboración, diferenciadas de la numeración de facturas emitidas. Por ejemplo, PF-2026-007 como convención interna, no como formato legal obligatorio.
3. 3Identificación de proveedor y cliente, y descripción concreta de lo que se propone entregar o prestar.
4. 4Cantidades, precios y descuentos previstos. Separa base e impuestos estimados cuando sean aplicables y deja claras las condiciones del cálculo.
5. 5Total previsto, forma de pago, importe solicitado por adelantado, vigencia de la propuesta y condiciones pendientes de aceptar.
6. 6Referencia al presupuesto o pedido relacionado y a la versión enviada, para saber cuál se aceptó finalmente.

No añadas un QR tributario como si fuera una factura emitida. La AEAT indica que borradores y proformas no llevan ese código. Tampoco escribas «pagado» solo porque has indicado un plazo o una cuenta de pago: el cobro debe comprobarse por separado.

Ejemplo: propuesta de un servicio antes de empezar

Ejemplo ficticio: una actividad empresarial propone un servicio interior ordinario en Península o Baleares, sujeto al 21% y sin retención. No se ha prestado ni cobrado nada. Su proforma PF-2026-007 puede resumir estos importes, siempre que la clasificación fiscal del servicio sea la indicada.

La mención al 21% es una condición del ejemplo, no el tipo correcto para cualquier servicio. Si procede exención, inversión del sujeto pasivo, otro tipo o una retención, habrá que adaptar el documento y el cálculo. Una plantilla no identifica automáticamente esas circunstancias.

El cliente puede revisar el desglose, pero no deducir 210 € de IVA basándose solo en esta proforma. Tampoco es una factura final de 1.210 € más otra venta de 363 €: el segundo importe es el pago inicial solicitado para la misma operación.

Qué hacer al aceptar, cobrar o terminar

La fecha fiscal depende de los hechos: el artículo 75 LIVA distingue entrega de bienes, prestación de servicios, operaciones continuadas y cobros anticipados, entre otros supuestos. El simple envío de una proforma no permite retrasar un IVA que ya se haya devengado. En anticipos existe una excepción para las entregas de bienes del artículo 25; no se aplica sin más a todo cliente extranjero.

Momento del impuesto: LIVA, artículo 75. Para la factura por pago previo, el artículo 2.1 del Reglamento conserva sus condiciones y excepciones.

El paso de cobro a factura se desarrolla en factura de anticipo, con un ejemplo de conciliación hasta el importe final.

Si usas un programa, conserva el vínculo entre documentos

La AEAT exige que la generación de proformas esté vinculada al sistema de emisión, según su información sobre el reglamento de sistemas informáticos de facturación. También explica la conservación y el control de documentos preparatorios, vinculados a las facturas o registros posteriores, o conservados en el sistema si no llegan a facturarse.

Por eso no basta con llamar «proforma» a lo que genera un programa para declarar que queda fuera de esas reglas. Antes de elegirlo, pregunta cómo relaciona propuesta, factura y cancelación, qué conserva y cómo corrige una factura ya emitida.

Una vez emitida definitivamente una factura, no puede volver a considerarse borrador para alterar libremente los datos del registro. La propia FAQ explica la corrección mediante nuevos registros cuando procede. Conserva la trazabilidad también al cambiar una descripción o una cantidad, en lugar de dejar dos archivos contradictorios circulando.

Cuando corresponda emitir, revisa los pasos de la primera factura. No basta con quitar la palabra proforma del archivo anterior.

Antes de facturar, revisa el tratamiento de IVA, IRPF y el territorio aplicable a la operación.

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