Gastos deducibles de un programador autónomo

¿Qué herramientas utilizas para tu actividad?

Empieza distinguiendo tus herramientas de las que contrata directamente el cliente. Separa proyectos profesionales, proyectos propios con actividad económica y pruebas personales. Una cuenta de empresa o un cargo en tu tarjeta profesional no demuestra por sí solo la vinculación del gasto.

El artículo se dirige a personas físicas en estimación directa. IVA de Península/Baleares; otros territorios y regímenes requieren adaptación. Crear software a medida, vender un SaaS y cobrar a través de un revendedor no son necesariamente la misma operación fiscal.

¿Cuánto te queda después de pagar las herramientas?

Ejemplo hipotético de gestión: un proyecto genera 3.000 euros de honorarios antes de IVA y retenciones. Le asignas 120 euros de licencias, 180 de cloud y API y 200 de coworking. Para comparar costes, suponemos importes sin IVA recuperable; el IVA no deducible formaría parte del coste. No son tarifas de mercado.

Si presupuestaste 60 horas y acabas usando 80, mirar solo el total facturado oculta esa caída del margen por hora. Quedan por cubrir cuota de autónomos, gestoría, equipo, vacaciones y tiempo comercial. Tampoco confundas margen con cobro: puede haber facturas pendientes.

Revisa primero los consumos: apagar un entorno de pruebas de 60 euros al mes y cancelar una licencia duplicada de 20 euros evita 80 euros de coste mensual, si no afecta al trabajo contratado. Deducir un gasto necesario reduce el rendimiento fiscal; contratar algo innecesario para desgravar sigue consumiendo dinero.

Conserva el desglose por proyecto para gestionar el consumo, pero entrega también la factura del proveedor. Si una herramienta sirve a varios clientes, reparte el coste con un criterio consistente para analizar el margen; ese reparto interno no convierte por sí solo un gasto personal en deducible.^[5][1]

Qué revisar en software, IA y equipo

Otros gastos que puedes necesitar revisar

1. 1

   Cursos y certificaciones

   • Pregunta fiscal: ¿Existe relación acreditable con tu actividad?
   • Documento útil: Programa, factura y utilidad profesional.
2. 2

   Coworking y mobiliario

   • Pregunta fiscal: ¿Qué contratas y qué uso tiene?
   • Documento útil: Contrato y facturas.
3. 3

   Comisiones y cambio de divisa

   • Pregunta fiscal: ¿Cómo se pasa del importe facturado al cobrado?
   • Documento útil: Liquidación y justificantes.
4. 4

   Cuota de autónomos (RETA)

   • Pregunta fiscal: Gasto del titular en IRPF; revisar regularizaciones y evitar duplicarlo.
   • Documento útil: Recibos y resolución de regularización, cuando exista.

¿Quién te factura el servicio extranjero?

Abre la factura y comprueba la entidad, su establecimiento, tus datos fiscales, el servicio y el IVA. AWS documenta una sucursal en España que puede facturar con IVA local. No concluyas que una compra es intracomunitaria porque la marca sea extranjera.^[3]

Un servicio B2B recibido de un proveedor no establecido puede generar inversión del sujeto pasivo: declaras el IVA devengado y deduces solo lo permitido. Si la operación es intracomunitaria y cumple los requisitos, revisa además ROI y modelo 349. Un proveedor de fuera de la UE no entra en el 349 por ser una herramienta online. Factura sin IVA no significa ausencia de obligaciones.^[6]

Configura los datos fiscales en el portal de cada proveedor y descarga la documentación del periodo. Si el emisor te trató como particular o los datos no corresponden, pide la revisión al proveedor. Finlai no puede convertir unilateralmente su recibo en una factura corregida.

¿Deduces el portátil de una vez o lo amortizas?

Un equipo duradero puede deducirse en IRPF mediante amortización. La tabla simplificada incluye equipos informáticos con un coeficiente máximo del 26%, pero no obliga a aplicar siempre ese porcentaje ni convierte todos los accesorios en la misma categoría. Una suscripción mensual tampoco es lo mismo que adquirir un activo.

En IVA, la definición de bien de inversión es distinta de la amortización en IRPF. El uso mixto requiere análisis: no inventes una deducción del 50% por usar el ordenador tanto para trabajar como para ocio. Conserva prueba del uso y consulta el tratamiento antes de registrar una compra importante.^[7]

¿Y si programas desde casa?

En IRPF, la regla ordinaria de suministros para vivienda parcialmente afecta es 30% de la proporción de superficie profesional, salvo prueba de otro porcentaje. Con 15 m² afectos de 100 m², resulta un 4,5% de suministros. Los gastos de titularidad o alquiler se estudian aparte. El IVA tiene criterios propios y no utiliza automáticamente ese 4,5%.^[2][8]

Cómo reducir costes sin comprar para desgravar

• Cancela licencias y asientos que ya no usas; revisa si dos asistentes cubren el mismo trabajo.
• Identifica entornos cloud de pruebas que siguen encendidos y asigna consumo por proyecto.
• Configura presupuestos y avisos, comprobando si son alertas o límites efectivos. AWS advierte que el gasto puede superar un umbral antes de recibir la notificación.
• Reconcilia facturas, créditos y abonos. Un descuento de cloud no debe desaparecer del registro.

Qué entregar al asesor

1. Facturas de software y equipo con los datos fiscales correctos.
2. Contratos y facturas de clientes, indicando si son empresas o particulares y dónde están.
3. Detalle de comisiones, moneda y cobros cuando difieren de la factura.
4. Superficie/uso del espacio de trabajo y explicación de gastos mixtos.
5. Lista de documentos pendientes y compras duraderas.

Revisa qué comprobar en facturas y justificantes.

Si quieres delegar esta revisión, conoce nuestra gestoría para programadores.