Plantilla de ingresos y gastos para autónomos: cómo usarla

Antes de introducir tus datos

Guarda una copia del XLSX y abre primero Instrucciones. Los datos precargados son ejemplos ficticios: sirven para entender las fórmulas, no para incorporarlos a tus libros. Sustituye las celdas amarillas y conserva las grises. La versión 1.0.2 tiene 100 filas por tabla y un resumen para 2026 o 2027; esa capacidad es técnica, no un límite fiscal.

Confirma ejercicio, actividades y criterios temporales antes de interpretar los totales. Elegir «Cobros/pagos confirmado» no ejerce una opción ante Hacienda. Tampoco activa el régimen especial del criterio de caja del IVA. Si no sabes qué criterio te corresponde, déjalo pendiente y resuélvelo antes de usar las sumas fiscales.

Fuente revisada el 27/09/2026: RIRPF, artículo 7: imputación temporal y opción de cobros y pagos.

Para comprobar qué registros exige tu actividad y qué datos debes anotar, consulta la guía del libro registro de ventas e ingresos. La plantilla es un apoyo operativo, no una elección automática de tus obligaciones.

Qué contiene la plantilla

La separación entre base, IVA, retención e ingreso o gasto computable responde a magnitudes diferentes. Haber pagado una factura no determina cuánto puedes deducir. Introduce el gasto IRPF y el IVA deducible después de revisar sus requisitos; la hoja no los obtiene automáticamente del total.

Fuente: Orden HAC/773/2019, artículos 2 a 6: contenido de los registros.

Cómo registrar una factura sin contarla dos veces

1. 1Crea un ID único en Documentos, por ejemplo DOC-01. Introduce una sola cabecera, aunque haya varios tipos de IVA.
2. 2Añade las líneas con ID propio y el mismo ID de documento. Cada una lleva solo su parte de base, cuotas y retención.
3. 3Indica el tratamiento y sus fechas. En una operación exenta o no sujeta, explica el motivo: no basta con escribir 0 %.
4. 4Registra cada entrada o salida de dinero en Caja. No repitas el total de la factura cada vez que recibes un pago parcial.
5. 5Conserva el justificante y revisa los avisos. «Confirmado» es una declaración tuya sobre los datos, no una validación fiscal de Finlai.

Ejemplo ficticio de operación interior ordinaria con IVA del 21 % y retención profesional del 15 %, ambos previamente confirmados: base de 1.000 €, IVA de 210 € y retención de 150 €. El importe a cobrar es 1.060 €, pero el ingreso computable del supuesto es 1.000 €. Si recibes 500 € y después 560 €, registra dos cobros: el documento pasa de 560 € pendientes a cero. No cambies la base a 1.060 € ni restes la retención del ingreso.

Otra factura del ejemplo contiene 100 € al 21 % y 50 € al 10 %. Sus líneas suman 121 € y 55 €: el documento totaliza 176 €, no 352 €. Los tipos son supuestos del ejemplo, no recomendaciones para tu actividad.

Para comprobar una cuenta individual, utiliza la calculadora de IVA y retención; también necesita los porcentajes que correspondan a tu caso.

Qué revisar antes de dar por bueno el trimestre

Los totales son parciales mientras existan filas pendientes. Consulta tanto su número como su importe conocido; si faltan datos para calcularlo, aparece un aviso adicional. Un cero introducido expresamente no equivale a una casilla vacía. Filtra la columna de estado de cada tabla y comprueba también los posibles documentos repetidos.

La caja usa la fecha del cobro o pago, que puede pertenecer a otro ejercicio. El resumen fiscal utiliza las fechas e importes revisados que introduzcas. En la opción IRPF por caja no se reparte el ingreso automáticamente según una proporción del dinero recibido. Al seleccionar RECC, el resumen de IVA queda pendiente de revisión manual: esta versión no distribuye sus cuotas parciales ni determina su devengo o fecha límite. No lo utilices como resumen fiscal del RECC.

Fuente: Ley del IVA, artículo 163 terdecies: contenido del RECC.

Una rectificación debe conservar el original y su vínculo, con el signo que corresponda. En anticipos, evita sumar otra vez en la factura final la base y el IVA ya facturados. Una adquisición de inversión no se convierte entera en gasto corriente: revisa el método y el período de amortización. La hoja Bienes no añade su cuota automáticamente a los gastos.

Qué no hace este archivo

Es un registro operativo orientativo, no el formato oficial importable en AEAT, una declaración ni un sistema de emisión de facturas. No decide deducibilidad, exenciones, prorrata, operaciones internacionales o regímenes especiales. No calcula IGIC, IPSI ni normativa foral. Ampliar las tablas exige ampliar y comprobar también sus fórmulas.

El XLSX no contiene macros ni conexiones externas. No pide que subas tus registros a ningún servicio online. Guarda copias con acceso limitado: una vez que añadas información real, el archivo puede contener datos fiscales y personales. No confundas la revisión de fórmulas con una garantía de cumplimiento o de compatibilidad con cualquier versión de una hoja de cálculo.

Los requisitos del formato oficial se consultan en AEAT: formato electrónico común, versión 18/02/2026; este XLSX no se presenta como compatible con su importación.

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