Cuánto tiempo guardar facturas y justificantes

Cuatro, seis o diez años: qué plazo estás contando

No elijas el plazo más corto ni cuentes siempre desde la fecha impresa en la factura. Un mismo documento puede justificar el IVA de un trimestre, un gasto en la Renta y una amortización de varios ejercicios. Hay que conservarlo mientras siga siendo necesario para cualquiera de esas obligaciones.

La prescripción y sus cómputos se regulan en la LGT: artículos 66 a 70. El artículo 66 bis trata la comprobación de bases, cuotas y deducciones; no impone un plazo único de diez años para toda factura. Comprobado el 27/09/2026.

La fecha de la factura no es el inicio de todos los plazos

Además, IVA e IRPF pueden tener períodos y vencimientos distintos.

Una actuación de comprobación notificada, la interposición de reclamaciones o recursos o una actuación fehaciente dirigida a liquidar la deuda pueden interrumpir la prescripción. En general, la interrupción reinicia el cómputo, con reglas especiales para ciertos procedimientos. Por eso una carpeta llamada «2026» no permite asignar por sí sola una fecha de destrucción.

El Código de Comercio, por su parte, exige al empresario conservar ordenadamente libros, correspondencia y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento en los libros, salvo reglas especiales. Es una obligación distinta de la fiscal. El cese de actividad no la elimina.

El cómputo mercantil y la conservación después del cese figuran en el artículo 30 del Código de Comercio. Comprueba qué obligaciones corresponden a tu actividad; darse de baja no autoriza a vaciar el archivo. Comprobado el 27/09/2026.

Activos, saldos pendientes y expedientes: cuándo guardar más

Aparta las facturas de activos, las declaraciones con cantidades pendientes de compensar y la documentación de procedimientos abiertos. Aunque el año de compra sea antiguo, una factura puede seguir justificando amortizaciones, el valor de adquisición de una futura venta o un saldo utilizado después. Guarda también contratos y pruebas que expliquen la operación, no solo el importe trasladado a un libro.

El plazo de diez años del artículo 66 bis no significa que puedas borrar toda la documentación al cumplirse. La LGT mantiene, en los términos de su artículo 66 bis.3, la aportación de las liquidaciones o autoliquidaciones y de la contabilidad cuando las compensaciones o deducciones se aplican en ejercicios todavía comprobables. El artículo 70.3 también preserva la justificación de datos antiguos que afectan a deudas no prescritas.

Si el uso efectivo empieza en 2028, el período de regularización se desplaza: 2028 a 2037, más 2038 a 2041. La factura de 2026 debe seguir disponible. Antes de borrar, revisa también prescripción, interrupciones, amortizaciones y cualquier otra finalidad que prolongue su utilidad probatoria.

La conservación durante la regularización del IVA y cuatro años más se establece en la LIVA: artículos 165 y 107. No todos los gastos ni todos los bienes tienen el período propio de los inmuebles. Comprobado el 27/09/2026.

Cómo conservar facturas digitales y tickets

El archivo debe mantener autenticidad, integridad y legibilidad, y permitir el acceso de la Administración sin demora injustificada. En electrónico, conserva el formato original recibido o remitido y, cuando proceda, los datos y mecanismos que permiten verificarlo. Poder ver una miniatura no basta si no puedes recuperar el documento completo.

• Ordena por ejercicio, emisor, número y tipo de documento; relaciona rectificativas y originales.
• Comprueba que puedes buscar, visualizar, descargar o copiar e imprimir los documentos, también después de cambiar de programa.
• Mantén copias de seguridad y prueba la recuperación de una muestra. Es una medida práctica, no un nuevo plazo legal.
• Si externalizas el archivo o lo conservas fuera de España, revisa las condiciones y comunicaciones de los artículos 19 y 22. Delegar la custodia no elimina tu responsabilidad.

Guardar un ticket legible no lo convierte en factura suficiente para deducir IVA. Tampoco una extracción OCR sustituye por sí sola al justificante. Antes de destruir el papel, comprueba que el procedimiento de conservación cumple los requisitos aplicables; no lo decidas solo porque la aplicación haya reconocido los datos.

Las condiciones del archivo se recogen en el Reglamento de facturación: artículos 19 a 23. Comprobado el 27/09/2026.

Para elegir cómo digitalizar, consulta la comparativa de software para facturas y tickets; la herramienta y el plazo de conservación son decisiones diferentes.

Cinco comprobaciones antes de borrar

1. 1Identifica todos los impuestos y ejercicios que dependen del documento.
2. 2Revisa activos, amortizaciones, compensaciones y deducciones pendientes.
3. 3Comprueba notificaciones, rectificaciones, recursos y posibles interrupciones.
4. 4Contrasta los plazos fiscales con los mercantiles y los especiales de la operación.
5. 5Documenta la revisión y verifica que el archivo conservado se puede recuperar. Si falta información, separa la carpeta para revisarla antes de destruirla.

Haber remitido registros mediante VERI*FACTU no te libera de conservar las facturas y sus justificantes. Son documentos diferentes. Las reglas estatales indicadas aquí no cubren la normativa foral de País Vasco y Navarra ni las obligaciones especiales de cada sector; revísalas aparte si te afectan.