Gastos deducibles del autónomo: IRPF, IVA y documentación

¿Qué deduces en IRPF y qué deduces en IVA?

En IRPF, el gasto admitido interviene en el cálculo del rendimiento de tu actividad. En IVA, lo que puede deducirse es la cuota soportada que cumple sus requisitos. Si tu actividad realiza operaciones sin derecho a deducción, el hecho de recibir una factura con IVA no crea ese derecho. Tampoco todos los gastos llevan IVA: la cotización RETA, por ejemplo, no contiene una cuota de IVA que recuperar.^[8]

Estas reglas son las del IRPF común en estimación directa y las del IVA en Península y Baleares. En módulos, en territorio foral, con IGIC o con IPSI cambian.

Qué comprobar antes de registrar un gasto

Antes de anotar un gasto comprueba seis cosas: régimen e impuesto, relación con la actividad, uso profesional, justificante, período y registro.^[6]

1. 1. Identifica régimen e impuesto

   Identifica el régimen de la actividad y el impuesto que revisas. Una respuesta sobre IRPF no resuelve el IVA.

2. 2. Relaciona el gasto con tu actividad

   Comprueba que la compra o servicio es real y está relacionado con obtener ingresos de la actividad. Poder explicarlo ayuda; también debes poder probarlo.

3. 3. Comprueba el uso profesional

   Describe el uso profesional y, si existe, el privado. Revisa si el bien admite afectación parcial o está sujeto a una regla especial.

4. 4. Reúne el justificante

   Reúne factura o justificante válido y la documentación de apoyo necesaria: contrato, pedido, trabajo realizado o prueba de pago.

5. 5. Asigna periodo y tratamiento

   Decide a qué período corresponde y si es gasto corriente o un activo que requiere amortización. La fecha de un pago no resuelve siempre la imputación fiscal.

6. 6. Anota el gasto en tus libros

   Anótalo en la contabilidad o libros exigidos y verifica, para el IVA, derecho a deducción, registro y plazo. Registrar no convierte un gasto personal en profesional.

La factura es la justificación prioritaria de las operaciones realizadas por empresarios o profesionales, pero no acredita por sí sola que la operación existió. Si la Administración cuestiona fundadamente su realidad, debes aportar pruebas adicionales. Un extracto bancario puede acreditar un pago, pero no describe necesariamente lo comprado ni su uso.^[4]

Si tienes un ticket o faltan datos, revisa los requisitos de facturas y justificantes. No asumas que cualquier factura simplificada permite deducir IVA; puede necesitar datos adicionales o rectificación.

Qué revisar en tus gastos habituales

Los gastos más habituales del autónomo son la cuota de autónomo, el software, la publicidad, la formación, el local o coworking, los suministros, los seguros y los materiales. Todos exigen relación con la actividad y justificante.

Otros gastos que puedes necesitar revisar

La matriz es una primera comprobación, no una autorización automática. En IVA suponemos operaciones con derecho a deducción; una actividad exenta o la prorrata pueden cambiar el resultado. Un documento incompleto puede requerir corrección: no significa que el gasto sea personal ni que nunca pueda justificarse.^[6]

Criterio práctico de preparación en esta guía: cómo preparar los gastos de casa para revisión. Reúne pruebas y separa los impuestos antes de decidir el importe deducible; no sustituye la valoración del caso.

Ejemplo ficticio: gasto, IVA y ahorro no son lo mismo

Una factura ficticia de software corriente tiene una base de 100 €, IVA de 21 € y total de 121 €. Suponemos uso exclusivamente profesional, gasto real correctamente justificado e imputado, registro adecuado y operaciones con derecho a deducir todo ese IVA. En ese caso, se consideran 100 € de gasto en IRPF y 21 € de cuota de IVA deducible, no 121 € de gasto más otros 21 €.

Si esos 100 € reducen una base que tributa a un tipo marginal del 24 %, el IRPF baja 24 €. Con los 21 € de IVA deducible, la factura de 121 € cuesta 76 €. El tipo marginal depende de cada caso.

Un equipo no sigue necesariamente el mismo recorrido

Un equipo ficticio cuesta 1.200 € más 252 € de IVA, total 1.452 €. Aunque cumpla los requisitos para deducir su IVA, la base puede tener que deducirse en IRPF mediante amortización durante su vida útil, conforme a las reglas aplicables. No registres automáticamente los 1.200 € como gasto corriente solo porque los pagaste de una vez.^[9]

Tercer ejemplo: una comida pagada no es una deducción sin límite

Ejemplo ficticio en España, sin pernocta: una comida propia vinculada a la actividad, en un restaurante y pagada con tarjeta, tiene un importe computable en IRPF de 35 €. Cumplidos los demás requisitos, se admiten 26,67 € y quedan fuera 8,33 € por superar el límite diario. No son 26,67 € de devolución. El importe computable se ha determinado después de revisar el IVA por separado: este ejemplo no autoriza su deducción.

Casa, coche y comidas: cada gasto tiene su regla

Vivienda, coche y manutención tienen reglas propias y distintas en IRPF y en IVA:

Suministros de una vivienda parcialmente afecta

En IRPF, para los suministros de la vivienda habitual parcialmente afecta, la regla es aplicar el 30 % a la proporción de metros destinados a la actividad, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior. No es el 30 % de toda la factura ni un porcentaje que puedas trasladar al IVA.

Ejemplo ficticio: una vivienda de 100 m² tiene 20 m² realmente destinados a la actividad. La proporción es 20 % y la regla de suministros resulta en 30 % × 20 % = 6 %. Sobre un importe de suministro computable a efectos de IRPF de 100 €, serían 6 €. El ejemplo no decide si el IVA soportado integra ese importe ni cuánto IVA se puede deducir: eso se analiza aparte.

No apliques este 30 % a cualquier gasto relacionado con la casa. Alquiler, IBI, comunidad o amortización del inmueble requieren revisar su naturaleza, titularidad y afectación. Para un teléfono o cualquier otro uso mixto, estimar un porcentaje profesional tampoco sustituye comprobar la regla y las pruebas del caso.^[10]

Para separar suministros, propiedad, alquiler e IVA, revisa los gastos de trabajar desde casa.

Turismo de uso mixto

En IRPF, el uso privado accesorio no permite, con carácter general, considerar afecto un turismo de uso mixto. Existen supuestos reglamentarios específicos, como determinados vehículos de transporte, enseñanza de conducción o desplazamientos de representantes y agentes comerciales. No basta con llamar comercial a tu trabajo para encajar en una excepción.

En IVA existe una presunción de afectación del 50 % para los turismos con prueba y reglas específicas. Deben cumplirse además los demás requisitos de deducción. Ese 50 % no se traslada al IRPF ni a todos los gastos mixtos.^[11][3]

Para distinguir afectación, compra y amortización, consulta los gastos del coche del autónomo.

Los repostajes tienen ejemplos propios en la guía de deducción de gasolina.

Tu manutención durante la actividad

Para deducir tu propia manutención en estimación directa, el gasto debe producirse en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de restauración u hostelería y pagarse por medios electrónicos. Conserva el justificante y el contexto profesional. Comer en un día laborable no prueba por sí solo que el gasto sea de la actividad.

Estos son los límites diarios de tu propia manutención:

Son topes del gasto real admisible, no cantidades fijas que puedas deducir cada día ni límites del alojamiento. Una comida admisible de 20 € no se convierte en 26,67 €. Las cuantías coinciden con las de las dietas de asalariados; los demás requisitos se revisan para tu actividad como autónomo.^[7]

Para la manutención propia del autónomo no se exige, por esa remisión a las dietas, que el restaurante esté en un municipio distinto del lugar de residencia o trabajo. Siguen siendo necesarios la relación con la actividad, el establecimiento de hostelería o restauración, el pago electrónico y la justificación.^[12]

Consulta los ejemplos y la separación entre IRPF e IVA de las comidas deducibles del autónomo.

Seguro médico y gastos de difícil justificación

En estimación directa, las primas de seguro de enfermedad satisfechas para tu cobertura, la de tu cónyuge y la de hijos menores de 25 años que convivan contigo tienen un límite de 500 € por persona al año, o 1.500 € por persona con discapacidad. Es un límite al gasto de la prima que corresponda, no una cantidad que se deduce sin pagar el seguro.

Para pólizas familiares, edad y límites por persona, revisa el seguro médico deducible.

En la modalidad simplificada, el conjunto de provisiones deducibles y gastos de difícil justificación se calcula, con carácter general, como el 5 % del rendimiento neto positivo previo, con un máximo de 2.000 € al año. No son 2.000 € por cada actividad. Es incompatible con una reducción específica del rendimiento: revisa esa incompatibilidad antes de aplicar el cálculo.

Por ejemplo, una única actividad con 30.000 € de rendimiento positivo previo daría 1.500 € por este concepto; con 50.000 €, el 5 % serían 2.500 €, pero el límite lo dejaría en 2.000 €. Suponemos que procede la modalidad simplificada y no se aplica la reducción incompatible.^[9]

Para comprobar requisitos, límite conjunto y particularidades de Ceuta en 2026, consulta los gastos de difícil justificación. Separa esta regla de cálculo de los gastos reales que requieren justificación.

Qué pagos quedan fuera

No son deducibles los gastos personales, las multas y sanciones, el propio IRPF y sus pagos a cuenta ni la ropa de calle, aunque se paguen con la cuenta del negocio.

• Gastos personales sin relación acreditada con la actividad, aunque se paguen con la tarjeta del negocio.
• Multas y sanciones penales o administrativas, y los recargos excluidos por la normativa.
• Tu propio IRPF y sus pagos a cuenta: no son el coste de adquirir un servicio para la actividad.
• Ropa de calle de uso personal, sin que el mero hecho de llevarla al trabajo acredite afectación profesional.

Las atenciones a clientes o proveedores tienen, en IRPF, el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios, además de los requisitos generales. Estar por debajo no las convierte automáticamente en deducibles. La deducción de su IVA se examina por separado, con sus propias restricciones.^[13]

Si hay desplazamientos, separa transporte, hotel, manutención y parte privada con la guía de gastos de viaje deducibles.

Si recibes productos a cambio de una campaña, revisa también la fiscalidad de creadores de contenido: documentar la remuneración y justificar un gasto son cuestiones distintas.

Qué guardar si tienes dudas con un gasto

Conserva factura o justificante, fecha, proveedor, concepto, uso profesional y registro. Añade contrato, pedido, prueba de pago o referencia del proyecto cuando ayuden a explicar la operación. No hace falta reunir papeles irrelevantes: busca que otra persona pueda entender qué ocurrió y por qué se relaciona con la actividad.

En una consulta ficticia sobre un equipo, entrega el documento y explica quién lo utiliza, para qué tareas, desde cuándo y si existe uso personal. La cuestión a resolver no es solo si se puede deducir: también qué importe, en qué impuesto, en qué período y mediante qué tratamiento. Escanear la factura o detectar un pago no decide esas respuestas.

Para comprobar casos de tu profesión, consulta gastos de una consulta de psicología.

También hay ejemplos de software y gastos de programadores.

Si trabajas en intermediación, revisa los gastos de agentes inmobiliarios. Las reglas de una profesión no se trasladan automáticamente a otra.

Finlai no presta servicio en País Vasco ni Navarra.