Alta en el ROI y comprobación VIES: qué solicitar y qué guardar

ROI, NIF-IVA y VIES no son tres altas

ROI, NIF-IVA y VIES resuelven preguntas distintas, y tratarlos como una sola alta hace que des por hecho un registro que todavía no existe.

Identificador español: Reglamento de gestión e inspección, artículo 25. La consulta VIES y la inscripción censal cumplen funciones distintas.

Qué operaciones debes revisar antes de solicitarlo

La AEAT incluye las entregas intracomunitarias de bienes y las adquisiciones intracomunitarias sujetas al impuesto. También contempla la recepción de servicios de empresarios no establecidos en el territorio del IVA español cuando tú eres el sujeto pasivo, y la prestación de servicios localizados en otro Estado miembro cuando el sujeto pasivo es el destinatario. No necesitas vender mercancía para tener que revisar el ROI: una operación de servicios también puede activarlo.

Antes de marcar el alta, describe si compras o vendes, si son bienes o servicios, quién interviene y dónde se localiza la operación. El país del proveedor no sustituye esa clasificación. La AEAT recoge una excepción cuando solo se prestan servicios exentos en otros Estados miembros o se reciben servicios exentos en Península o Baleares: por esos servicios no exige NIF-IVA ni declaración en el 349. No extiendas la excepción a otras operaciones que sí puedas realizar.

Supuestos y excepción: AEAT, identificación para operar con otros empresarios de la UE. Consulta del 26/09/2026.

Cómo solicitar el alta mediante el modelo 036

1. 1Comprueba tu situación censal y qué operación prevista justifica la inclusión en el registro.
2. 2Prepara la declaración censal de alta o modificación que corresponda, modelo 036.
3. 3Marca la casilla 582 de solicitud de alta en ROI e indica en la 584 la fecha prevista de la primera operación.
4. 4Revisa los datos, presenta por la vía admitida para tu caso y conserva el justificante completo.
5. 5Controla las comunicaciones de la AEAT, contesta los requerimientos que recibas y verifica el resultado de la solicitud.

Presenta la solicitud antes de que se produzcan las circunstancias que exigen la inclusión. Si ya tienes una actividad en marcha, no confundas pedir ROI con dar de alta de nuevo toda la actividad. Si actúa un representante, utiliza la representación correspondiente; no entregues contraseñas o claves privadas del certificado como sustituto de una autorización.

La AEAT indica que, si no resuelve en tres meses, puede considerarse denegada la asignación solicitada. No hay una aprobación automática por dejar pasar ese tiempo ni una promesa de alta inmediata. Una factura prevista no convierte el justificante de solicitud en una resolución favorable.

Casillas y silencio: AEAT, solicitud ROI: 582, 584 y plazo de tres meses. Numeración comprobada el 26/09/2026; revisa la ayuda vigente al tramitar.

Si Hacienda pide información adicional

La AEAT dispone de un procedimiento de comprobación censal del ROI con trámites para contestar requerimientos y aportar documentación. Lee el requerimiento concreto: su contenido y plazo mandan. No existe una carpeta idéntica que garantice el alta de cualquier autónomo.

Como preparación práctica, reúne la descripción de tu actividad, contratos o pedidos, datos de clientes o proveedores y el motivo de las operaciones previstas. Son ejemplos de evidencia útil, no una lista oficial cerrada que debas presentar siempre. Entrega lo solicitado de forma coherente y conserva el justificante de la respuesta. No inventes una operación para justificar el registro.

Procedimiento oficial: AEAT, comprobación censal del ROI. La ficha permite aportar documentos, pero no promete un resultado favorable.

Cómo comprobar VIES sin dar por probado todo lo demás

Solicita el número completo y el país que lo ha asignado. Introduce los datos en el servicio oficial y guarda el resultado con su fecha y, cuando esté disponible, la referencia de consulta. La AEAT explica que identificarse como solicitante permite utilizar la respuesta para acreditar qué número se comprobó, en qué fecha y con qué resultado.

VIES consulta registros nacionales; no es una base independiente que conceda altas. Una respuesta inválida puede indicar un número inexistente, no activado para operaciones intracomunitarias o un registro todavía incompleto. Una incidencia del sistema es diferente de una respuesta negativa: guarda la incidencia y repite la consulta cuando vuelva a estar disponible.

Resultados e incidencias: Unión Europea, comprobación de números de IVA en VIES. Conservar la respuesta no sustituye la documentación de la operación.

Qué hacer si el cliente no aparece válido

1. 1Descarta un error de país, prefijo o transcripción del número.
2. 2Pide al cliente que contraste su situación con la administración que lo asigna y que explique si la solicitud sigue pendiente.
3. 3Identifica qué pruebas tienes de su condición empresarial y del establecimiento que recibe el servicio.
4. 4Distingue servicios de bienes antes de decidir si esas pruebas permiten aplicar el tratamiento previsto.

Para servicios, el artículo 18.1.b del Reglamento 282/2011 contempla el caso del cliente de la UE que aún no ha recibido su número pero informa de que lo ha solicitado. Sin información en contrario, el prestador puede apoyarse en otras pruebas de condición empresarial y una verificación comercial razonable, por ejemplo de identidad o pago. No es una autorización general para omitir el número ante cualquier VIES inválido.

Además, que un número sea válido no identifica por sí solo el establecimiento receptor. Cuando el cliente opera en varios países, revisa la naturaleza y uso del servicio, el contrato, el pedido y quién lo paga. Una dirección en la factura no debe contradecir los hechos del encargo.

Prueba y establecimiento: Reglamento 282/2011, artículos 18 y 20 a 22. Se distinguen dos preguntas: quién recibe y dónde recibe el servicio.

En bienes, la exención de la entrega intracomunitaria tiene condiciones propias: transporte a otro Estado miembro, número de IVA de otro Estado comunicado por el adquirente e inclusión en el 349, además de los demás requisitos y exclusiones. La prueba alternativa de servicios no reemplaza esas condiciones del artículo 25 de la Ley del IVA.

Condiciones de bienes: Ley del IVA, artículo 25. Un mismo cliente puede intervenir en operaciones con reglas diferentes.

Ejemplo: una diseñadora y un encargo de 2.000 €

Caso ficticio: una diseñadora establecida en Madrid presta un servicio general a una empresa francesa que lo recibe en su sede de Francia para su actividad. Se han descartado reglas especiales, comprobado la condición empresarial y documentado la sede receptora. Antes de la operación revisa su alta ROI y guarda la comprobación del número francés.

En ese supuesto, los 2.000 € no llevan cuota de IVA español por no sujeción derivada de la localización: 2.000 € + 0 € de IVA español = 2.000 €, sin otros conceptos en el ejemplo. No se denomina exportación exenta. Si el destinatario es el sujeto pasivo, la factura debe reflejar la inversión correspondiente; después se revisan el 303 y el 349 de la prestación intracomunitaria declarable.

El siguiente paso es clasificar y documentar la factura en la guía de clientes de la UE. No cambies este ejemplo a una venta de mercancía conservando la misma justificación fiscal.

Si prefieres que lo lleve tu asesor

Tu asesor de Finlai revisa si la operación que vas a facturar exige alta en el ROI, prepara el modelo 036 con las casillas 582 y 584 y te avisa en cuanto llega la respuesta de la AEAT o un requerimiento de comprobación censal. También comprueba el VIES del cliente y guarda el resultado con la fecha, junto con el resto de tu facturación y tus modelos fiscales. Esto está incluido en Finlai Gold, 49,90 €/mes + IVA, con consultas ilimitadas por chat y teléfono.