Factura electrónica B2B: requisitos y calendario para prepararte

A quién afectará la factura electrónica B2B

No basta mirar si el cliente tiene un NIF español ni aplicar una regla de «todas las facturas». Revisa a quién se presta realmente el servicio o se entrega el bien. Una venta a un consumidor no entra en este B2B. Una operación internacional o dirigida a un establecimiento extranjero necesita su propio análisis, aunque pertenezca a un grupo con presencia en España.

Las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas ordinarias están exceptuadas, pero la excepción no incluye las simplificadas cualificadas del artículo 7.2, con los datos adicionales para que un destinatario empresario o profesional ejerza su derecho a deducción. Que una factura sea de importe pequeño no la deja automáticamente fuera.

El ámbito y la excepción de simplificadas figuran en el RD 238/2026: artículos 3 y 4. Hay además exclusiones sectoriales en la disposición adicional segunda; no se extrapolan a cualquier negocio.

Calendario: entrada en vigor no es aplicación efectiva

El real decreto se publicó el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor el 20 de abril de 2026. Eso no convirtió ese día todas las facturas entre empresas en obligatoriamente estructuradas. Su disposición final cuarta fija otro punto de partida: la entrada en vigor de la orden que desarrolla técnicamente la solución pública de facturación electrónica.

Para fijar el día concreto en tu agenda necesitas la referencia de la orden publicada y su cláusula de entrada en vigor. Ni un proyecto en audiencia pública ni una noticia sobre la aprobación del real decreto sustituyen ese dato. Tampoco debes trasladar aquí el 1 de enero o el 1 de julio de 2027 del reglamento de sistemas informáticos de facturación.

La regla de los 12 y 24 meses está en la disposición final cuarta y habilitación de la disposición final tercera. Revisa ambas al concretar tu fecha de adaptación.

Qué formato necesitas: un PDF no basta

La factura debe ser un mensaje estructurado conforme al modelo semántico EN16931, en una de las sintaxis admitidas: CII, UBL, EDIFACT o Facturae. Esos nombres describen cómo se organizan y transmiten los datos para que otro sistema los trate; no son una nueva clase de IVA ni sustituyen los datos obligatorios de la factura.

Si emites mediante una plataforma privada, la factura debe llevar firma electrónica avanzada, directamente del emisor o delegada con autorización.

Un PDF puede seguir siendo útil para leer la factura, pero no reemplaza ese mensaje. Durante los doce meses siguientes a la aplicación efectiva para quienes superan ocho millones, estos deben acompañar la factura electrónica de un PDF legible, salvo aceptación voluntaria y expresa del destinatario para recibir el formato original. Ese PDF se envía al destinatario, no a la solución pública.

Los formatos, la firma en plataformas privadas y el acompañamiento transitorio se regulan en el artículo 7 y disposición transitoria segunda.

Cómo se emitirán y recibirán las facturas

El sistema admite plataformas privadas, la solución pública de la AEAT o una combinación. Cuando no se utiliza la solución pública para emitir, el sistema debe remitir simultáneamente una copia electrónica fiel en UBL a ella. Si la solución pública actúa como medio de facturación o de interconexión, el artículo 11.9 evita una remisión adicional de esa copia.

También debes preparar la recepción. Si optas por una plataforma privada, tendrás que hacer público tu punto de entrada en las comunicaciones con otros empresarios y, si tienes web, en ella. Sin acuerdo expreso con los proveedores para recibir por plataforma privada, se entiende elegida la solución pública; también es el punto de entrada por defecto cuando no se identifica otro públicamente.

El real decreto prevé acceso gratuito a la solución pública y un formulario de generación bajo determinadas condiciones. Eso no significa que cualquier aplicación comercial sea gratuita ni acredita que una función anunciada esté ya disponible para tu cuenta. Pide al proveedor que distinga servicio operativo, pruebas y desarrollo previsto.

Los canales, la copia fiel y los puntos de entrada están regulados en los artículos 5, 6 y 11 del RD 238/2026.

Qué cambia con la aceptación, el rechazo y el pago

Por la vía de plataformas privadas, el artículo 10 exige informar al emisor de la aceptación o rechazo comercial y del pago efectivo completo, con sus fechas. Admite además estados voluntarios, como pagos parciales. El destinatario no termina su trabajo al descargar el archivo: deberá informar de esos estados.

La comunicación a la solución pública se rige por el artículo 12 y es obligatoria tanto si usas la solución pública como una plataforma privada: pago efectivo completo o rechazo, con sus condiciones. En ausencia de rechazo o de una rectificativa posterior, se presume aceptada la factura. Puedes autorizar a tu plataforma a comunicar el pago, pero tendrás que proporcionarle la información necesaria. Al comunicar el pago completo, informa también su fecha efectiva y la fecha de vencimiento del plazo de pago.

El plazo del artículo 10 para los estados y el del artículo 12 para el pago completo es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. No lo confundas con el plazo comercial para pagar la factura ni lo conviertas en «cuatro días después de emitirla». Los hechos de aceptación, rechazo y pago tienen fechas propias.

Las personas físicas y entidades en atribución de rentas en IRPF cuyo volumen no exceda de ocho millones cuentan con una transición adicional: las obligaciones de estados de los artículos 10 y 12 se aplican doce meses después del hito general del grupo de 24 meses. En el ejemplo hipotético anterior, sería el 15 de noviembre de 2029. Ese margen afecta a estados, no aplaza también la emisión y recepción de factura estructurada.

Consulta los estados, sus plazos y la transición específica en los artículos 10 y 12 y disposición transitoria tercera.

Qué puedes preparar sin mezclar obligaciones

1. 1Clasifica clientes y proveedores por condición empresarial, sede destinataria y tipo de factura.
2. 2Revisa cómo obtendrás el formato estructurado y dónde recibirás las facturas.
3. 3Asigna quién confirmará rechazos y pagos y cómo recibirá esa información la plataforma.
4. 4Pide una demostración con datos ficticios de emisión, recepción, rectificación y recuperación del original.
5. 5Conserva los documentos y evidencias necesarios: que exista un repositorio público no elimina por sí solo todas tus obligaciones de archivo.

Si la duda viene del QR o del envío de registros a Hacienda, consulta las diferencias entre VERI*FACTU y factura electrónica. Facturar a una Administración mediante FACe pertenece a otro circuito.

Antes de contratar una herramienta o asesoría, confirma qué funciones están disponibles para tu actividad concreta y quién se ocupará de cada comunicación con la Administración.

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