Contratar al primer trabajador: pasos y obligaciones

1. Define el puesto, el convenio y el contrato

Empieza por las tareas reales, el lugar de trabajo, la jornada y la fecha de incorporación. Identifica el convenio colectivo aplicable a tu actividad y territorio, el grupo profesional y su salario. No basta con acordar una cantidad neta: hay que concretar el bruto, los complementos y las pagas que correspondan, respetando los mínimos aplicables.

La contratación se presume indefinida. Un contrato temporal necesita una causa legal, como circunstancias de la producción o sustitución, descrita con precisión. Que sea tu primer empleado o no sepas cuánto facturarás no es, por sí solo, una causa de temporalidad.

Convenio, modalidad y clasificación: Estatuto de los Trabajadores, artículos 3, 15 y 22. Fuentes consultadas el 27/09/2026.

Para preparar el presupuesto, utiliza la calculadora de coste de un trabajador dentro de sus supuestos. Estima costes; no determina el convenio, sustituye la nómina ni tramita la contratación.

Para completar el presupuesto, revisa cuánto cuesta contratar a un trabajador: distingue salario y cotización empresarial de los demás costes del puesto.

2. Reúne los datos antes de fijar la incorporación

El modelo 145 comunica al pagador los datos para calcular la retención; no es una declaración que el trabajador presente a Hacienda. Conserva la comunicación con las garantías necesarias. Pide solo la documentación pertinente y utiliza un canal seguro: no compartas certificados privados, contraseñas ni códigos de acceso como sustituto de una autorización.

Finalidad y destinatario: AEAT: modelo 145, comunicación al pagador.

Datos para inscripción y alta: RD 84/1996, artículos 11 y 30. La documentación adicional depende del supuesto.

3. Inscríbete como empresario y obtén el CCC

Si aún no estás inscrito como empleador, tramita la inscripción ante la TGSS antes de que empiece a trabajar la primera persona. Estar de alta como autónomo no sustituye este paso. La TGSS asigna el código de cuenta de cotización principal, que identifica tus obligaciones de cotización como empresario.

La ficha oficial recoge el modelo TA.6 y los documentos según el tipo de empresario. Prepara también la opción de cobertura de contingencias correspondiente. Si habrá centros en distintas provincias o trabajadores encuadrados en situaciones diferentes, comprueba si necesitas cuentas adicionales; no abras una por trabajador.

Trámite y documentación: TGSS: inscripción del empresario. Utiliza los datos de actividad y formularios que solicite el servicio vigente.

Deja acordado quién hará la inscripción, las altas y las liquidaciones, y con qué autorización. Si lo encarga una asesoría, pide la constancia del trámite completado. Un correo con los datos enviados o una solicitud todavía sin resolver no sustituye la comprobación del CCC.

4. Tramita el alta antes de que empiece a trabajar

En el régimen general ordinario, el alta debe solicitarse antes de comenzar la prestación de servicios y puede anticiparse hasta sesenta días naturales. Comprueba la fecha real de inicio, el CCC, el contrato, la jornada y los demás datos comunicados. Guarda el justificante y verifica que el alta corresponde a la persona y fecha previstas.

Regla general de alta previa: RD 84/1996, artículo 32.3.1. Hay especialidades para determinados colectivos; no se trasladan a este recorrido.

No hay días de prueba trabajando sin alta por el hecho de estar valorando una contratación. Si pactáis un período de prueba, debe constar por escrito y respetar los límites aplicables. Durante ese período existen los derechos y obligaciones propios del puesto, incluido el salario.

Período de prueba: Estatuto de los Trabajadores, artículo 14.

5. Formaliza el contrato y comunícalo al servicio de empleo

Dejar las condiciones por escrito evita malentendidos y es obligatorio en supuestos como el tiempo parcial. En este caso deben constar las horas ordinarias contratadas y su distribución conforme al convenio. Revisa las cláusulas antes de firmar y entrega al trabajador su ejemplar.

Comunica el contenido del contrato al servicio público de empleo dentro de los diez días hábiles siguientes a su concertación, deba o no formalizarse por escrito. No cuentes automáticamente desde la incorporación si el contrato se celebró antes. Contrat@ permite esta comunicación a empresas y representantes que dispongan de la autorización correspondiente.

Plazo y alcance de la comunicación: RD 1424/2002, artículo 1.

Acceso y autorización: SEPE: comunicar la contratación mediante Contrat@. Comunicar el contrato no sustituye el alta en Seguridad Social.

Para los contratos que deben celebrarse por escrito, prepara la copia básica en los términos legales: no es una fotocopia indiscriminada de todos los datos personales. Se entrega a la representación legal cuando exista y se remite al servicio de empleo. La ausencia de representantes no elimina la obligación de formalizar y remitir esa copia básica.

Forma, copia básica y tiempo parcial: Estatuto de los Trabajadores, artículos 8 y 12.

Los requisitos y las modalidades preventivas se desarrollan en la guía de prevención de riesgos para autónomos con trabajadores.

6. Prepara la prevención y el centro de trabajo

Tener un solo empleado no elimina la prevención de riesgos laborales. Organiza la evaluación del puesto, las medidas necesarias, la información y la formación teórica y práctica adecuada desde la contratación. La formación debe ajustarse al trabajo real y no puede pagarse a costa del trabajador.

Elige una modalidad preventiva adecuada. No siempre es obligatorio contratar un servicio externo para todo: el empresario puede asumir determinadas actividades si cumple las condiciones reglamentarias de tamaño, actividad, presencia y capacitación. Esa posibilidad no incluye asumir personalmente la vigilancia de la salud.

Condiciones para la asunción personal: Reglamento de los Servicios de Prevención, artículo 11.

La vigilancia de la salud se organiza según los riesgos. El reconocimiento requiere normalmente consentimiento, con las excepciones legales correspondientes; no impongas un chequeo genérico como requisito universal. Los datos médicos son confidenciales.

Evaluación, formación y vigilancia de la salud: Ley de Prevención de Riesgos Laborales, artículos 16, 19 y 22.

Comprueba también la comunicación de apertura o reanudación del centro ante la autoridad laboral autonómica cuando corresponda. Es un trámite distinto del CCC y de las licencias municipales. Las obras de construcción tienen reglas específicas, incluida la comunicación previa de apertura por el contratista.

Apertura del centro y especialidad de construcción: Orden TIN/1071/2010, artículos 1 y 2.

7. Organiza registros, nómina y pagos

• Jornada: registra cada día la hora de inicio y finalización y conserva los registros cuatro años, disponibles para quienes tienen derecho de acceso.
• Tiempo parcial: además del registro diario, totaliza mensualmente la jornada y entrega al trabajador el resumen junto con la nómina; conserva los resúmenes al menos cuatro años.
• Salario: entrega el recibo individual de nómina y paga puntualmente. Comunica a quien la prepare las incidencias reales del período, no solo el salario pactado al inicio.
• Cotización: organiza las liquidaciones y el ingreso de cuotas a la Seguridad Social, no únicamente el pago neto al trabajador.
• Igualdad: prepara el registro retributivo, exigido con independencia del tamaño, y medidas para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo.

Registro de jornada, resumen parcial y nómina: Estatuto de los Trabajadores, artículos 12, 29 y 34.

Mantenimiento del alta y cotización: TGSS: obligaciones del empresario.

Registro retributivo: RD 902/2020, artículo 5. No equivale a exigir un plan de igualdad a cualquier empresa por contratar a una persona.

Prevención del acoso: Ley Orgánica 3/2007, artículo 48.

En territorio común, revisa las obligaciones censales como retenedor y el cálculo de la retención de nómina. Los pagos sujetos se declaran mediante el modelo 111, normalmente trimestral aunque hay obligados mensuales, y el resumen anual 190 cuando corresponda. Una nómina sin retención por razón de su cuantía no elimina por sí sola la obligación de presentar el 111. Facilita también el certificado anual de retenciones al trabajador.

Declaraciones y certificado del retenedor: Reglamento del IRPF, artículo 108.

Pagos sujetos y autoliquidación negativa: AEAT: instrucciones del modelo 111.

Para distinguir nóminas pagadas, retención cero y períodos sin pagos, consulta la guía del modelo 111. Las obligaciones tributarias forales necesitan su propio análisis.

Ejemplo: una incorporación sin trámites de última hora

Ejemplo ficticio: una autónoma acuerda el jueves 1 de octubre de 2026 un contrato para empezar el lunes 5. Ya ha comprobado el convenio, obtenido el CCC y organizado la prevención. El viernes 2 tramita el alta con efectos del día 5 y revisa el justificante. La comunicación del contrato tiene su propio plazo desde la concertación del día 1; no se retrasa hasta que llegue la primera nómina. El lunes se inicia el registro de jornada y se facilita la formación preventiva adecuada al puesto.

Antes de empezar, deja por escrito quién prepara cada trámite, quién lo presenta y qué justificante te entregará. Incluye nóminas, cotización, impuestos, prevención e incidencias: no presupongas que contratar uno de esos servicios incluye los demás.

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