Cuánto cuesta contratar a un trabajador: del salario al presupuesto completo

Separa el coste de nómina del presupuesto del puesto

El coste laboral directo parte del salario bruto y añade las cotizaciones a cargo de la empresa. Después debes presupuestar los medios y servicios que necesite ese puesto: prevención, gestión laboral, equipo, selección o cobertura de ausencias. No todas las partidas se pagan cada mes ni todas son necesarias de la misma manera.

Las retenciones de IRPF y la cotización a cargo del trabajador se descuentan del bruto para obtener el líquido de la nómina. No se añaden otra vez como coste empresarial. Que la empresa ingrese cantidades retenidas no significa que sean un gasto adicional al salario bruto ya presupuestado.

Salario y cargas a cargo del trabajador: Estatuto de los Trabajadores, artículo 26, consulta 27-09-2026.

Empieza por el bruto anual, el convenio y la jornada

Identifica las funciones, la categoría y el convenio aplicable antes de fijar el salario. Revisa salario base, complementos, pagas extraordinarias y variables. El SMI no es una oferta salarial válida para cualquier puesto: el mínimo de convenio puede ser superior.

En 2026 el SMI general es de 1.221 € al mes y no puede quedar por debajo de 17.094 € anuales en el cómputo correspondiente a jornada completa. Para una jornada inferior opera la proporción prevista en la norma. No confundas el importe mensual de referencia con doce mensualidades que ya incluyan todas las extras.

SMI de 2026, complementos y cómputo anual: RD 126/2026, artículos 1 a 3, consulta 27-09-2026. Hay reglas específicas para determinados contratos y relaciones laborales.

Para comparar candidatos o escenarios, utiliza siempre el mismo período. Anota bruto anual, número de pagas, jornada, horas reales cuando sean necesarias, contrato, grupo de cotización y actividad u ocupación para accidentes de trabajo. Deja claro si el presupuesto cubre todo el año o solo los meses que prevés contratar.

Doce o catorce pagas: cambia el calendario, no el bruto pactado

El Estatuto reconoce dos gratificaciones extraordinarias y permite su prorrateo en doce mensualidades cuando lo acuerda el convenio colectivo. No decidas el prorrateo solo porque facilita la hoja de cálculo. La cuantía de las pagas debe respetar lo que corresponda por convenio.

Ejemplo ficticio con un bruto anual fijo de 25.200 € y pagas iguales en el supuesto: son 2.100 € por paga si se distribuye en doce, o 1.800 € si se distribuye en catorce. Ambos calendarios suman 25.200 €. Para cotizar, las extras se incorporan mediante su parte proporcional; no se cobran catorce meses de cotización por pagar catorce nóminas.

Pagas extraordinarias: Estatuto de los Trabajadores, artículo 31. La prorrata para cotización se regula en el artículo 1 de la Orden PJC/297/2026. Consulta 27-09-2026.

Por qué no basta con sumar un 30 %

No basta con sumar un 30 % porque la aportación empresarial reúne conceptos con tipos distintos (contingencias comunes, desempleo, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, FOGASA, formación profesional y el mecanismo de equidad intergeneracional) y las bases que los calculan no siempre coinciden entre sí. Pueden existir otros conceptos, como solidaridad sobre remuneraciones superiores a la base máxima o cotización adicional al finalizar determinados contratos cortos.

Las bases no son necesariamente iguales. El mínimo de contingencias comunes depende del grupo de cotización; la base profesional tiene sus propios topes y se utiliza también para desempleo, FOGASA y formación. Por ejemplo, con remuneración computable de 1.900 € al mes, jornada completa y grupo 1, el mínimo de comunes de 2026 es 1.989,30 €, mientras la base profesional del supuesto puede seguir siendo 1.900 €. Esto no acredita que el salario cumpla el convenio del puesto.

Bases, tipos y conceptos de cotización de 2026: Orden PJC/297/2026, artículos 1 a 4, 16, 17 y 33, consulta 27-09-2026.

El tipo de desempleo depende del contrato y de los supuestos legales. AT/EP depende de la actividad CNAE-2025 o de la ocupación específica aplicable. No elijas «trabajo de oficina» solo por usar un ordenador ni reutilices la tarifa de otro negocio sin comprobarla.

Ejemplo de coste directo: 25.200 € brutos al año

Supuesto ficticio de 2026: Régimen General ordinario, contrato indefinido, jornada completa, grupo 7, CNAE 62 y sin ocupación especial de la tabla II. Retribución íntegramente dineraria y cotizable, doce meses completos e iguales, sin horas extra, incidencias, bonificaciones ni otros conceptos especiales. El salario de este ejemplo no sustituye la comprobación del convenio.

Con 2.100 € de remuneración mensual computable, ambas bases del supuesto son 2.100 €. El desglose recoge solo la parte empresarial:

Tipo AT/EP del ejemplo, fila CNAE 62: RDL 3/2026, tarifa de primas incorporada a la DA61 de la LGSS, tabla I, consulta 27-09-2026. Los demás tipos se apoyan en la Orden PJC/297/2026.

El coste directo mensual estimado es 2.100 + 675,15 = 2.775,15 €. Para los doce meses homogéneos: 25.200 € de bruto más 8.101,80 € de cotización empresarial, total 33.301,80 €. Las operaciones de este ejemplo dan céntimos exactos. Es una estimación, no una liquidación TGSS o SILTRA: no apliques este desglose a cualquier trabajador.

Para cambiar las entradas del coste directo, utiliza la calculadora de coste de trabajador y revisa sus exclusiones antes de calcular. Su resultado no incorpora automáticamente prevención, selección, equipo ni gestión laboral.

Añade las partidas que realmente necesita el puesto

La prevención es una obligación empresarial; su organización depende del centro, la plantilla, la capacidad y los riesgos. No siempre exige el mismo servicio externo, pero tampoco se presume coste cero por contratar a una sola persona. El coste de las medidas preventivas no puede trasladarse al trabajador.

Responsabilidad y organización preventiva: Ley de Prevención de Riesgos Laborales, artículos 14 y 30, consulta 27-09-2026.

El siguiente presupuesto es ficticio. Las cantidades adicionales son decisiones del supuesto, no tarifas de Finlai, precios de mercado ni importes legales. Sustitúyelas por tus presupuestos e identifica qué impuestos están incluidos y cuáles necesitas financiar:

La referencia recurrente mantiene constantes las condiciones del ejemplo para poder comparar; no predice los tipos o salarios del año siguiente. La compra del equipo es una necesidad de caja inicial y puede tener un tratamiento contable distinto. Una reserva sin gastar tampoco se convierte en gasto fiscal por anotarla aquí.

Casos que obligan a rehacer el presupuesto

• Cuatro horas al día: no dividas automáticamente el total entre dos. Comprueba jornada, salario de convenio y horas reales del mes para los mínimos de cotización a tiempo parcial.
• Vacaciones y ausencias: el salario anual ya incluye los descansos retribuidos. Solo añade una cobertura adicional si la necesitas; no dupliques el salario por existir vacaciones.
• Contrato temporal inferior a 30 días: revisa la cotización adicional al finalizar y sus exclusiones, entre ellas la sustitución. No añadas un recargo universal a todos los contratos.
• Variables, horas extra, bajas o incorporación a mitad de mes: deja de ser válida la proyección de doce meses idénticos.
• Bonificaciones o incentivos: no los restes por edad o colectivo sin confirmar requisitos, contrato, mantenimiento y compatibilidades.
• Extinción del contrato: analiza el escenario concreto y sus costes, sin convertir cualquier indemnización posible en un porcentaje fijo mensual.

Cotización adicional por contratos cortos y exclusiones: LGSS, artículo 151. Las vacaciones retribuidas se regulan en el artículo 38 del Estatuto. Consulta 27-09-2026.

Cuando el presupuesto encaje, consulta los pasos para contratar al primer trabajador para organizar los trámites y responsables. Esta guía y la calculadora no dan de alta al trabajador ni ofrecen un servicio de nóminas, prevención o SILTRA.