Conciliación de facturas: cómo comprobar cobros y pagos

Qué necesitas para empezar

Conciliar es comprobar que tus documentos y el dinero que entra o sale cuentan la misma historia. Puedes hacerlo con una hoja de cálculo: lo útil es detectar qué has cobrado, qué has pagado y qué justificante te falta.

Prepara las facturas emitidas, las recibidas y el extracto del mismo periodo. Si cobras con tarjeta o mediante una plataforma, añade su detalle de liquidaciones: el ingreso del banco puede agrupar varias ventas.

Puedes organizar la revisión con nuestra plantilla de ingresos y gastos. Es una herramienta de orden, no un libro oficial ni un archivo validado para presentar impuestos.

Cómo revisar tus facturas y movimientos del banco

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   Elige un periodo cerrado

   Descarga el extracto de la cuenta que usas para la actividad y reúne los documentos de esas fechas. Anota hasta qué día has revisado para continuar desde ahí.

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   Busca el documento de cada movimiento

   Cruza cliente o proveedor, referencia e importe. Una cantidad igual es una pista; comprueba también a quién corresponde antes de marcarla como revisada.

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   Anota la relación

   Guarda junto a la factura la fecha del cobro o pago y la referencia bancaria. Si un ingreso cubre varias facturas, identifica cuáles y comprueba que su suma explica el movimiento.

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   Separa las diferencias

   Deja una lista con el documento, qué falta y a quién preguntarlo. En Finlai recomendamos empezar por esas diferencias en la siguiente revisión: así no arrastras dudas de un periodo a otro.

Por qué una factura puede no coincidir con un ingreso

No cambies el importe de una factura para que coincida con el banco. Primero comprueba si estás comparando el total correcto y si la diferencia tiene una explicación documentada.

Si la diferencia corresponde a una retención, consulta cómo leer el IRPF en las facturas.

Un ejemplo de cobro parcial

Ejemplo ficticio: una diseñadora tiene una factura cuyo total a cobrar es 600 euros y recibe 200 euros del cliente. Si el cliente confirma que es un pago parcial de esa factura, anota el cobro y deja 400 euros pendientes.

Después recibe los 400 euros restantes con la misma referencia. Vincula ambos movimientos a la factura y comprueba que el saldo pendiente queda a cero. Conserva los dos justificantes: una factura puede tener varios cobros.

Qué dejar preparado para tu gestor

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   Los documentos encontrados

   Ordena facturas y justificantes con una referencia que permita relacionarlos. Evita guardar una misma factura varias veces con nombres distintos.

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   Lo que sigue pendiente

   Separa facturas pendientes de cobrar, pagos pendientes y documentos que aún debes pedir. Incluye la última gestión realizada para que tu gestor tenga contexto.

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   Las diferencias sin resolver

   Envía el extracto y el detalle de las liquidaciones junto a tu explicación. Si no sabes de dónde viene una diferencia, márcala para revisar en vez de darla por resuelta.

La revisión de cobros y pagos ayuda a controlar el dinero disponible. Presentar los impuestos requiere además revisar las facturas y las reglas que correspondan a tu actividad; marcar una operación como conciliada no realiza esa revisión fiscal.^[1]

Para distinguir los documentos que conservas, consulta facturas y justificantes de autónomos.

Si detectas una factura vencida sin cobrar, consulta qué hacer con una factura impagada.

Si todavía no eres autónomo, el servicio de alta de Finlai es gratis, sin contratar una suscripción. Incluye revisión del caso, preparación y tramitación en Hacienda y Seguridad Social y confirmación con justificantes. Para casos ordinarios de actividad individual en la península y Baleares. Las cuotas e impuestos van por tu cuenta; la gestoría, si la necesitas después, es opcional y se contrata por separado.