Factura impagada: cómo reclamar y tratar los impuestos

Antes de reclamar: confirma importe, vencimiento y deudor

Comprueba quién contrató y quién debe pagar. Una marca comercial, una persona de contacto y la sociedad que figura en el encargo pueden no ser el mismo sujeto. Revisa también si la fecha de vencimiento viene del contrato, de una aceptación posterior o de la regla legal aplicable. No presupongas que basta la fecha que añadiste unilateralmente al PDF.

La Ley de Enjuiciamiento Civil admite facturas y otros documentos habituales para fundamentar un monitorio, incluso si los creó el acreedor. Eso no significa que cualquier factura pruebe por sí sola una deuda indiscutible. Conserva el conjunto que explique la operación y no alteres documentos para hacerlos coincidir con tu reclamación.

Documentos contemplados para el monitorio: LEC, artículo 812, consultado el 27 de septiembre de 2026.

Reclama con un saldo claro y conserva la respuesta

Reclama solo cuando el saldo esté verificado: identifica la factura, el importe pendiente y el vencimiento, y comunícalo por escrito antes de avanzar.

1. 1Descarta una incidencia administrativa: factura no recibida, datos incorrectos o pago aún sin identificar.
2. 2Comunica qué factura está vencida, su origen, el saldo pendiente y cómo contactar para aclararlo.
3. 3Si hay discrepancia, identifica el concepto discutido. Separa la parte reconocida de la controvertida y registra los pagos que lleguen.
4. 4Si propones un acuerdo, deja claros importes, fechas y efectos. No presentes un simple recordatorio como si ya acreditara todos los requisitos de negociación previa.
5. 5Conserva contenido, fechas y evidencias de entrega o respuesta. Si el plazo de una acción puede estar próximo, obtén revisión jurídica sin confiar en una fecha calculada de memoria.

Un burofax puede ser un medio de prueba, pero no es una garantía universal ni el único canal posible. El medio elegido debe permitir demostrar lo relevante para cada trámite. Una llamada, una captura aislada o la ausencia de respuesta no acreditan necesariamente el mismo contenido, recepción y objeto que exige la vía que quieres usar.

Intereses y 40 €: solo en los supuestos de la ley de morosidad

En operaciones comerciales incluidas en la Ley 3/2004, entre empresas o con la Administración en su ámbito, el incumplimiento del plazo genera mora sin necesidad de un aviso de vencimiento. Debes haber cumplido tus obligaciones y no haber recibido a tiempo lo debido, salvo que el deudor pruebe que no es responsable del retraso. Las operaciones con consumidores están excluidas; las deudas concursales siguen su régimen especial.

Puede corresponder el interés pactado o, en su defecto, el legal de esta ley, publicado por semestres. También contempla 40 € de compensación fija y los costes de cobro acreditados que excedan esa cantidad, con la salvedad de falta de responsabilidad del deudor. No añadas un porcentaje o una tarifa a todas las facturas impagadas sin comprobar su fundamento.

Ámbito y consecuencias: Ley 3/2004, artículos 3 y 5 a 8. El principal, el interés y los costes deben quedar diferenciados.

Antes de acudir a juicio, revisa la negociación previa

Desde la reforma de 2025, acudir previamente a un medio adecuado de solución de controversias, o MASC, es con carácter general requisito para iniciar un proceso civil o mercantil. Puede haber negociación directa entre las partes, no solo mediación con un tercero, pero debe cumplir las condiciones legales y quedar acreditada. El objeto negociado debe coincidir con el del litigio.

El monitorio nacional está dentro del ámbito general de ese requisito, salvo excepción aplicable; el requerimiento europeo de pago está expresamente exceptuado. No son procedimientos intercambiables a elección por el solo hecho de querer evitar una negociación. La materia, las partes y la dimensión transfronteriza requieren su propio análisis.

El régimen MASC de esta ley excluye las materias laboral, penal y concursal, así como los asuntos en los que una parte sea una entidad del sector público. Que una deuda comercial frente a la Administración pueda generar intereses no significa que siga el mismo requisito de negociación o la misma vía judicial que una deuda privada.

Ámbito y exclusiones: LO 1/2025, artículo 3.

Acreditar el intento no significa revelar indiscriminadamente ofertas o comunicaciones confidenciales. La ley distingue la prueba de que se acudió a negociar y su objeto del contenido protegido de la negociación. Prepara ese expediente con cuidado antes de presentar documentos.

Reglas de negociación previa: LO 1/2025, artículos 5, 9 y 10. No toda reclamación de pago equivale por sí sola a un MASC válido.

Si la deuda reúne los requisitos, consulta el procedimiento monitorio para facturas antes de preparar la petición.

No confundas factura emitida, ingreso fiscal, IVA y cobro

En IRPF de actividades, la regla general es el devengo. Determinados contribuyentes pueden optar por cobros y pagos para todas sus actividades, manteniendo la opción al menos tres años y respetando sus exclusiones. No puedes elegir un criterio distinto solo para esa factura porque haya quedado pendiente.

Imputación temporal de actividades: Reglamento del IRPF, artículo 7. Un posible deterioro o pérdida por insolvencia requiere un análisis distinto; no equivale a borrar el ingreso.

Regla general a la que remite el Reglamento: Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 11.1, devengo con independencia del cobro o pago.

En el IVA ordinario, el aplazamiento del pago no retrasa el devengo de una operación ya realizada. El régimen especial del criterio de caja tiene reglas propias. Tampoco basta con que una deuda venza para recuperar el IVA: los créditos incobrables y el concurso tienen condiciones, plazos y comunicaciones específicos.

Devengo de entregas y servicios: LIVA, artículo 75, con las especialidades de cada operación y régimen.

Para esa decisión fiscal, consulta cómo recuperar el IVA de una factura impagada, sin confundirlo con cobrar el principal.

Ejemplo: 1.210 € vencidos no son 1.210 € recuperados

Ejemplo ficticio de servicio empresarial interior al 21%, sin retención: base 1.000 €, IVA 210 €, total 1.210 €. El pago vence el 30 de abril de 2026 y no se recibe nada. Al día siguiente el saldo vencido sigue siendo 1.210 €. Intereses y compensación se examinan aparte, si corresponde aplicar la Ley 3/2004.

No hay por eso una reducción automática de 210 € de IVA ni una prueba de que un juzgado vaya a cobrar 1.210 €. Si después recibes 400 € imputados al principal, actualiza el saldo a 810 € antes de reclamarlo. Si existe concurso, garantía, seguro de crédito, consumidor, ente público o deudor extranjero, revisa esa circunstancia antes de aplicar la ruta ordinaria.

El recobro, la negociación MASC y la representación judicial requieren asesoramiento profesional específico antes de actuar. El tratamiento fiscal descrito corresponde al régimen común: País Vasco y Navarra tienen normativa foral propia. Esa diferencia normativa no altera el ámbito de las normas civiles estatales sobre reclamación de deudas.