Cómo elegir software de facturación para tu actividad

Qué elegir según tu caso

Haz una lista corta de requisitos imprescindibles

Reúne varios ejemplos ficticios que representen tu actividad, sin reutilizar datos de clientes. Identifica qué documentos emites, cuántos generas y quién debe revisarlos. Un profesional que factura servicios a empresas necesita comprobar cosas diferentes de un comercio con caja o de quien vende productos en varios países.

Marca cada requisito como imprescindible, útil o innecesario por ahora. Inventario, TPV, nóminas, proyectos o CRM pueden justificar un plan más amplio cuando forman parte del trabajo. No deberían decidir la compra si nunca los vas a utilizar. En cambio, una operación habitual que el sistema no admite es un límite relevante aunque el resto del catálogo sea extenso.

Factura, SIF, VERI*FACTU y B2B no son lo mismo

Factura, SIF, VERI*FACTU y factura electrónica B2B son capas distintas, con obligaciones y calendarios diferentes. Conviene separar estas cuatro capas:

1. 1La factura: el documento con los datos y el tratamiento que corresponden a la operación. Poder descargar un PDF no acredita todos los tipos de factura ni todos los supuestos fiscales.
2. 2El sistema informático de facturación, SIF: sus registros, conservación, integridad y trazabilidad deben cumplir los requisitos que le resulten aplicables. También hay requisitos como el QR dentro del ámbito y calendario de la norma.
3. 3VERI*FACTU: modalidad de cumplimiento que remite registros de facturación a la AEAT. Existe también la modalidad NO VERI*FACTU, con conservación y requisitos adicionales en el sistema emisor.
4. 4La factura electrónica B2B: el sistema de emisión, transmisión y recepción en formato estructurado entre empresarios y profesionales regulado por el RD 238/2026. Un registro remitido mediante VERI*FACTU no sustituye esa factura electrónica.

La AEAT diferencia los registros de la factura y explica las modalidades: cuestiones generales sobre SIF y VERI*FACTU. Consulta 26-09-2026. La modalidad NO VERI*FACTU también tiene obligaciones; no significa poder alterar el historial libremente.

Comprueba primero si entras en el ámbito del RRSIF. Por ejemplo, quienes llevan los libros del IVA mediante el SII están excluidos de este reglamento. Para los obligados incluidos, la redacción consultada fija la adaptación antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto del artículo 3.1. No son fechas universales para toda persona o programa.

Ámbito y calendario vigente consultado el 26-09-2026: RD 1007/2023, artículo 3 y disposición final cuarta. Revisa el texto actualizado antes de decidir tu adaptación y las reglas territoriales que correspondan.

El RD 238/2026 de factura electrónica B2B ya está aprobado. Su aplicación efectiva se cuenta desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo de la solución pública: doce meses para quienes superaron 8 millones de euros de volumen de operaciones en el año natural anterior, según la definición legal, y veinticuatro para el resto. El calendario B2B no se deduce de las fechas del SIF. Pide que una promesa de adaptación identifique norma, versión y condiciones, no solo «factura electrónica incluida».

Calendario B2B condicionado a la orden de desarrollo: RD 238/2026, disposición final cuarta. Consulta 26-09-2026. No se fija aquí una fecha de exigibilidad a partir de un proyecto de orden.

Para separar sus ámbitos y calendarios, consulta la comparación entre VERI*FACTU y factura electrónica B2B.

Qué pedir cuando te dicen que el programa está certificado

Pide la declaración responsable del sistema y de la versión que vas a utilizar. En el RRSIF, la emite la persona o entidad productora; debe constar por escrito y ser visible en el sistema y para el cliente al adquirirlo. No equivale a una homologación previa del programa por Hacienda.

Certificación y responsable: AEAT, declaración responsable de los sistemas informáticos. Guarda la identificación de versión, productor y modalidad; un logotipo comercial no los sustituye.

Una prueba que termine con archivos que puedas abrir

Haz la demostración en un entorno de prueba expresamente habilitado. No emitas facturas ficticias ni envíes registros al entorno real de la AEAT para comprobar un botón. Si el proveedor no ofrece un recorrido seguro, pídele una demostración y deja anotado qué no has podido verificar.

1. 1Prepara una factura representativa con datos sintéticos. Comprueba identificación, concepto, fechas, serie, numeración e impuestos; distingue borrador de emisión.
2. 2Prueba cómo se corrige un dato o una operación y qué documento o registro se genera. Localiza el original y la relación con la corrección, sin borrar el historial.
3. 3Descarga el documento y abre el archivo. Revisa que lo que aparece coincide con los datos introducidos y con la operación probada.
4. 4Exporta un pequeño lote de documentos y datos. Comprueba campos, totales y referencias; pregunta qué parte podrá reutilizar tu asesor o el siguiente programa.
5. 5Comprueba los permisos y cómo retirar el acceso. Un usuario de consulta no debería necesitar las mismas facultades que quien emite.
6. 6Anota las incidencias y pide respuesta sobre su alcance antes de contratar. Distingue disponible hoy, función de otro plan y desarrollo futuro.

Los requisitos de cada documento siguen importando: Reglamento de facturación, artículos 6, 7 y 15. La prueba debe incluir los tipos de factura y corrección que correspondan a tu caso.

Ejemplo: 148 documentos de venta, no 144

Un profesional ficticio prevé doce facturas ordinarias al mes y una rectificativa por trimestre: 12 × 12 + 4 = 148 documentos de venta al año. Además trabaja con dos clientes de la UE y un asesor externo. Antes de comparar cuotas debe confirmar cómo cuenta el proveedor esas rectificativas y si las facturas recibidas consumen el mismo cupo.

En este caso son imprescindibles el volumen, la rectificación, las operaciones europeas que efectivamente realiza y una exportación que su asesor pueda revisar. Que el cliente esté en la UE no determina por sí solo el IVA de todas las operaciones. La prueba debe describir qué se vende y a quién; el programa no debería obligar a ocultar una operación no soportada bajo un tipo cero genérico.

Deja claro qué hace el programa y qué hace el asesor

El software puede preparar documentos y datos sin que el contrato incluya revisión fiscal o presentación de impuestos. Si contratas ambas cosas, deja identificado quién comprueba una operación dudosa, pide información, prepara el modelo, autoriza el envío y conserva el justificante. Un aviso de vencimiento o una estimación no acredita una declaración presentada.

Finlai Gold encaja para un autónomo sin empleados que quiere delegar sus impuestos y trabajar con un asesor fiscal personal y dedicado. Incluye consultas ilimitadas por chat y teléfono, contabilidad completa, presentación de modelos fiscales, pagos fraccionados de IRPF, declaración de la Renta, alta de autónomo, cambio de gestoría asistido, facturación ilimitada con facturas compatibles con Verifactu y previsión de impuestos actualizada con cada movimiento, por 49,90 €/mes + IVA. Gold no incluye gestión laboral, Impuesto de Sociedades ni cuentas anuales.

Finlai no presta servicio en País Vasco ni Navarra. Separa en tu lista qué operación hará el software, cuál revisará el asesor y cuál tendrás que hacer tú.

Consulta las condiciones y planes de Finlai y concreta qué trabajo corresponde al software, al asesor y a ti. Una prestación anunciada no demuestra por sí sola que cubra cada operación de tu actividad.

Compara el coste y prepara la salida antes de pagar

Pide el precio de tus requisitos, con IVA, modalidad mensual o anual, usuarios, volumen y extras separados. Comprueba duración, renovación y cancelación. Añade el trabajo del asesor si se contrata aparte y el coste de migrar documentos si existe; no rellenes con cero un concepto sin confirmar.

Con esa lista ya puedes contrastar planes en la comparativa de programas de facturación. Conserva la fecha de la oferta y el resultado de tu prueba: una función futura o de otro plan no resuelve un requisito actual.