Cómo facturar a clientes de la UE y de otros países siendo autónomo

Antes de facturar: clasifica la operación

Que el cliente esté fuera de España no determina por sí solo el IVA. Primero separa servicios de entregas de bienes, identifica si el cliente actúa como empresa o como particular y comprueba dónde está establecido. Esta guía se centra en servicios prestados por un autónomo establecido en el territorio de aplicación del IVA español. Las ventas de bienes, Canarias, Ceuta, Melilla y los regímenes especiales siguen reglas distintas.

Fuente: Agencia Tributaria: reglas de tributación de las prestaciones de servicios.

Servicios B2B a una empresa de otro país de la UE

Como regla general, si prestas desde España un servicio a una empresa o profesional establecido en otro Estado miembro, el servicio se localiza donde está el cliente y no está sujeto al IVA español. La factura debe identificar correctamente a las partes y reflejar la circunstancia fiscal que corresponda, normalmente la inversión del sujeto pasivo. No basta con escribir «cliente extranjero».

1. 1Comprueba que el cliente actúa como empresa o profesional y solicita su número de IVA intracomunitario.
2. 2Valida el número en VIES antes de facturar y conserva el resultado de la consulta. Un resultado no válido puede significar que el número no existe, no está activado para operaciones intracomunitarias o su registro todavía no ha finalizado.
3. 3Revisa si tú debes figurar en el Registro de Operadores Intracomunitarios antes de realizar la operación.
4. 4Emite la factura con todos los datos obligatorios y sin añadir IVA español solo cuando la clasificación y la regla de localización lo justifiquen.
5. 5Incluye la operación en el modelo 349 cuando sea una prestación intracomunitaria declarable.

Fuente: Unión Europea: comprobar un número de IVA en VIES.

ROI, VIES y modelo 349 no son lo mismo

Fuente: Agencia Tributaria: inclusión en el ROI mediante el modelo 036.

Fuente: Agencia Tributaria: declaración recapitulativa, modelo 349.

Servicios B2C a particulares de la UE

En servicios a particulares, la regla general sitúa la operación donde está establecido el prestador, por lo que un autónomo establecido en el territorio de aplicación del IVA español suele repercutir IVA español. Pero determinados servicios, especialmente electrónicos, telecomunicaciones, radiodifusión y otros supuestos específicos, pueden localizarse en el país del consumidor y activar reglas como la ventanilla única (OSS). No uses la regla B2B ni el NIF-IVA de una empresa para una venta a un particular.

Fuente: Comisión Europea: cómo funciona la ventanilla única (OSS).

Servicios a clientes fuera de la UE

En B2B, la regla general también localiza el servicio donde está el cliente, de modo que normalmente no se repercute IVA español. En B2C, la regla general sería IVA español, aunque la normativa contiene excepciones para determinados servicios prestados a particulares establecidos fuera de la UE. No hay ROI, VIES ni modelo 349 para un cliente de un país tercero, pero sí debes conservar pruebas sobre quién es el cliente, dónde está establecido y qué servicio recibe.

Qué debe aparecer en la factura

• Número y serie correlativos, fecha de expedición y fecha de la operación si es diferente.
• Tu nombre o razón social, NIF y domicilio, y los datos equivalentes del cliente.
• Descripción suficiente del servicio, base imponible y moneda. Indica el tipo y la cuota cuando repercutas IVA.
• El NIF-IVA del cliente cuando sea obligatorio, especialmente si la operación intracomunitaria depende de su condición empresarial.
• La mención que corresponda si la operación está exenta o existe inversión del sujeto pasivo. No describas como «exenta» una operación que en realidad no está sujeta al IVA español.

Fuente: Agencia Tributaria: contenido obligatorio de las facturas.

IVA e IRPF se revisan por separado

La regla que determina si añades IVA español no decide si la factura lleva retención de IRPF. La retención depende de la naturaleza de tu actividad, del pagador y de las reglas del impuesto sobre la renta. No añadas ni elimines una retención solo porque el cliente esté en otro país. Si hay dudas sobre la residencia fiscal del pagador, un convenio o una obligación en otro Estado, hace falta revisar el caso concreto.

Fuente: Agencia Tributaria: retenciones e ingresos a cuenta.

Cuatro ejemplos para empezar la revisión

• Consultor en Madrid que presta un servicio a una empresa francesa con números de IVA intracomunitario válidos: normalmente factura sin IVA español por inversión del sujeto pasivo, conserva la validación VIES y revisa su modelo 349.
• Diseñadora en España que presta un servicio ordinario a un particular de Francia: como regla general repercute IVA español, salvo que el servicio esté dentro de una regla particular.
• Consultor en España que presta un servicio a una empresa de Estados Unidos: normalmente no repercute IVA español por la regla B2B, pero documenta la condición empresarial y el establecimiento del cliente. No usa ROI, VIES ni modelo 349 por esa operación.
• Autónomo en España que compra una suscripción SaaS a una empresa de Irlanda: está recibiendo, no prestando, un servicio intracomunitario. Revisa el NIF-IVA, la inversión del sujeto pasivo, su declaración en el 303 y el 349 cuando corresponda.

Checklist antes de emitir

1. 1Confirma si vendes un bien o prestas un servicio.
2. 2Identifica al cliente como empresa/profesional o particular y documenta dónde está establecido.
3. 3Comprueba si existe una regla especial para el servicio.
4. 4Si es B2B dentro de la UE, revisa ROI, valida VIES y guarda la prueba.
5. 5Determina el tratamiento de IVA y, por separado, el de IRPF.
6. 6Incluye las menciones correctas en la factura y registra la operación.
7. 7Marca la operación para el modelo 349 cuando proceda y consérvala para el cierre trimestral.

Qué puede revisar Finlai y cuándo necesitas otro especialista

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