Cómo facturar a Administraciones públicas con FACe

FACe, Facturae y un PDF no son lo mismo

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado, utilizado también por Administraciones adheridas. Facturae es un formato estructurado de factura: contiene datos que el sistema puede procesar. Un PDF permite leer una factura, pero adjuntarlo a un correo no sustituye la presentación electrónica exigida por ese circuito.

Antes de preparar el archivo, confirma dónde lo recibe tu cliente público. Una comunidad autónoma o un ayuntamiento puede utilizar FACe o su propio punto de entrada. Que la factura vaya dirigida a un organismo público no permite adivinar el portal ni los códigos de destino.

Canal y adhesión de Administraciones: Ley 25/2013, artículo 6: puntos generales de entrada. Para procedimientos territoriales específicos, sigue las indicaciones de su destinatario.

Cuándo es obligatoria la factura electrónica

La factura electrónica es obligatoria para los sujetos que enumera el artículo 4 de la Ley 25/2013: sociedades anónimas y limitadas, determinadas entidades extranjeras y sus establecimientos, uniones temporales de empresas y las agrupaciones o fondos que recoge la norma. Cualquier otro proveedor, incluida una persona física autónoma, puede expedir y remitir factura electrónica aunque no esté en esa lista.

Aun así, revisa el contrato, las instrucciones del organismo y las reglas aplicables al expediente antes de decidir cómo presentar. No confundas no estar incluido en esa lista con poder enviar cualquier archivo por cualquier canal.

La Ley permite que cada Administración excluya reglamentariamente de esa obligación las facturas de hasta 5.000 euros. Para FACe en el ámbito de la Administración General del Estado, la disposición adicional primera.4 de la Orden HAP/1074/2014 ya establece la exclusión de la presentación obligatoria hasta ese importe. Si facturas a una comunidad autónoma, entidad local u organismo adherido, comprueba su regla y las instrucciones del expediente: utilizar el mismo portal no basta para trasladar esa exclusión. La ley contempla también determinados servicios en el exterior bajo sus condiciones específicas.

Exclusión de presentación obligatoria en FACe para el ámbito AGE: Orden HAP/1074/2014, disposición adicional primera.4. Estar excluido no determina por sí solo qué canal alternativo admite el destinatario.

Sujetos obligados y posibles exclusiones: Ley 25/2013, artículo 4.1. El importe por sí solo no decide el canal.

La obligación de registrar la factura es una cuestión distinta. El artículo 3 fija treinta días desde la entrega efectiva de los bienes o la prestación del servicio para presentarla ante un registro administrativo. No esperes a que te reclamen la factura ni confundas ese plazo de presentación con un compromiso de pago en treinta días desde que la subes.

Plazo de presentación: Ley 25/2013, artículo 3. Comprueba el cómputo aplicable al expediente; la fecha de entrega y la de emisión no siempre coinciden.

Qué pedir al organismo antes de emitir

Pide al contacto del contrato la identificación fiscal del destinatario, el punto de entrada, la referencia de contrato o expediente que deba figurar y los centros administrativos. DIR3 es el directorio de unidades administrativas: sus códigos permiten encaminar la factura, pero no sustituyen los datos fiscales ni la referencia del trabajo.

Comprueba la combinación de oficina, órgano y unidad con el destinatario. Un código puede existir y ser correcto en su formato, pero no servir para tu contrato. Tampoco copies sin revisar los destinos de una factura antigua: el organismo puede haber cambiado la unidad tramitadora.

Campos de destino: Orden HAP/1074/2014, anexo: centros administrativos y roles. Oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora son obligatorios; órgano proponente, opcional.

Cómo preparar y firmar el archivo

Utiliza una aplicación que genere el formato admitido por el punto de entrada. Comprueba que realmente exporta la factura estructurada Facturae en XML y permite aplicar la firma exigida: tener un botón para descargar PDF no acredita compatibilidad con FACe. La página oficial Facturae publica la versión 3.2.2 y sus esquemas; la versión del formato no es necesariamente el número de versión de la aplicación que uses.

Formato nacional, consultado el 26/09/2026: Facturae: versiones y esquemas del formato. Confirma la versión admitida por tu receptor.

1. 1Introduce emisor y destinatario, número y fecha, descripción del trabajo y referencias exigidas.
2. 2Comprueba bases, impuestos, retenciones cuando procedan y total. Facturar a una Administración no cambia por sí solo el tratamiento fiscal de la operación.
3. 3Añade los centros administrativos con sus códigos y las referencias de contrato o expediente necesarias.
4. 4Genera el formato estructurado, aplica la firma requerida y valida el archivo con las funciones de la aplicación o del canal oficial.
5. 5Prepara los anexos que te hayan pedido, sin incluir datos personales innecesarios. Conserva también una copia legible para tu archivo.

En el circuito nacional descrito, la normativa exige formato estructurado y firma electrónica en los términos regulados. El certificado de quien firma o presenta debe corresponder a la actuación que realiza. No compartas archivos de clave privada ni contraseñas para que otra persona pueda entrar como si fueras tú; si hay representación, comprueba cómo se acredita.

Formato, firma y presentación: Ley 25/2013, artículo 5: formato y firma. Para otro formato o canal admitido, sigue sus requisitos actuales, sin trasladar automáticamente una configuración técnica distinta.

Validación técnica del envío: Orden HAP/1074/2014, artículo 3: presentación y rechazo. El artículo 5 y los anexos de la misma Orden detallan el formato.

Si todavía no tienes preparado ese medio de identificación, revisa cómo obtener e instalar el certificado digital antes de acercarte al plazo de presentación.

Presentación: guarda el archivo y el asiento registral

Si el destinatario usa FACe, accede al portal actual de proveedores. La portada anterior, face.gob.es, se identifica como consulta histórica y remite al nuevo portal. Entra desde la dirección oficial y sigue sus opciones vigentes de presentación; no uses un enlace de acceso enviado por un remitente que no reconoces.

Punto de acceso actual: Portal de proveedores FACe. Verificado el 26/09/2026.

Carga el archivo preparado y los anexos admitidos, revisa el destino y los avisos y completa el envío. Al finalizar, conserva el acuse o justificante con su número de registro, fecha y hora. Una pantalla de validación satisfactoria antes del envío no es ese justificante.

Archiva juntos la factura estructurada enviada, sus anexos y el resguardo. El asiento prueba la presentación y permite seguirla, pero no acredita por sí solo conformidad con el servicio, aprobación de la factura ni pago. El destinatario todavía debe tramitarla.

Remisión al registro contable y datos del asiento: Orden HAP/1074/2014, artículo 4. Presentación y tramitación posterior son pasos distintos.

Qué hacer ante un rechazo o una factura pendiente

Consulta el estado que comunica el destinatario y lee el motivo de la incidencia. Si el portal o el organismo señalan un problema de formato o de firma, revisa el archivo de origen y vuelve a validarlo antes de reenviarlo. Si la factura ya tiene asiento y el órgano destinatario comunica un problema, utiliza su referencia al pedir instrucciones: no la dupliques por si acaso.

Distingue un error de encaminamiento o una falta de anexo de un error en los datos de la factura. Rectificar una factura ya presentada no es lo mismo que solicitar su retirada, y ninguna de las dos acciones garantiza por sí sola que quede anulado o pueda editarse lo ya registrado; consulta con el destinatario el procedimiento aplicable en cada caso.

Rechazo técnico, consulta y retirada: Orden HAP/1074/2014, artículos 3.5 y 6. Conserva la comunicación y la respuesta del organismo.

Dos ejemplos para decidir el recorrido

Caso ficticio: una diseñadora persona física factura un trabajo a un ayuntamiento. No queda obligada por el artículo 4 solo por ser autónoma. Comprueba el contrato y el canal indicado. Si presenta por FACe, obtiene del ayuntamiento los tres centros DIR3 correspondientes, prepara la factura estructurada y guarda el asiento: el PDF enviado antes al contacto municipal no sustituye ese registro.

Otro caso ficticio: una SL emite una factura de importe total 4.800 euros. Está entre los sujetos obligados del artículo 4, pero importa quién la recibe. En el ámbito AGE regulado por la disposición adicional primera de la Orden opera la exclusión de presentación obligatoria en FACe hasta 5.000 euros. Ante otra Administración adherida, comprueba su exclusión e instrucciones. Ninguno de esos casos permite concluir que basta con enviar un PDF por correo.

Para los datos y cálculos ordinarios del documento, consulta cómo preparar una primera factura. Esta guía añade el circuito administrativo, no sustituye las obligaciones fiscales de la operación.